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LEGISLACIÓN CONSOLIDADA. TEXTO CONSOLIDADO Última modificación: 31 de marzo de 2015


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1 Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueba la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado. Ministerio de Economía y Hacienda «BOE» núm. 34, de 8 de febrero de 1996 Referencia: BOE-A TEXTO CONSOLIDADO Última modificación: 31 de marzo de 2015 Mediante Real Decreto 324/1986, de 10 de febrero, se implantó en la Administración General del Estado un nuevo Sistema de Información Contable (SICOP), con el cual se pretendía, entre otros objetivos principales, la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública. De acuerdo con las facultades conferidas por la disposición final primera de dicho Real Decreto, el Ministerio de Economía y Hacienda, a propuesta de la Intervención General de la Administración del Estado, procedió a aprobar las normas que desarrollaban las disposiciones contenidas en aquél, destacando, entre ellas, la Orden de 16 de diciembre de 1986, por la que se regula la operatoria y tramitación a seguir en la ejecución del Presupuesto de Gastos del Estado. Como consecuencia de la aprobación de un nuevo Plan General de Contabilidad Pública, mediante Orden de 6 de mayo de 1994, y del desarrollo e implantación de una nueva versión del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado (SIC), se plantea la necesidad de revisar la normativa de desarrollo contable a que se refiere el párrafo anterior. A estos efectos, la presente Orden, que sustituye a la citada Orden de 16 de diciembre de 1986, aprueba la Instrucción que regula los procedimientos en la ejecución del gasto del Estado teniendo en cuenta las nuevas especificaciones previstas en el SIC y los nuevos tratamientos contables recogidos en el nuevo plan. Dicha Instrucción consta de un capítulo preliminar y otros tres capítulos. En el capítulo preliminar se dictan normas generales en cuanto al ámbito de aplicación de esta Instrucción y a la tramitación de los documentos contables. En el capítulo I se regula el procedimiento general que se debe seguir en la gestión de los créditos presupuestarios, refiriéndose a todas aquellas operaciones relativas al Presupuesto de Gastos que se producen con anterioridad a la fase de autorización del gasto. Así, se recoge la tramitación de los créditos iniciales, de las modificaciones de los créditos, de la creación y desglose de aplicaciones presupuestarias, de la delegación y desconcentración de créditos en los Servicios Territoriales, del cambio de situación de los créditos y de los límites para la realización de gastos plurianuales. En el capítulo II se regula el procedimiento general de ejecución del gasto público, refiriéndose a las operaciones presupuestarias que se producen a partir de la fase de autorización del gasto y a todas aquellas que no afectando inicialmente al presupuesto de gasto deberán aplicarse al mismo en un futuro próximo o bien otras operaciones que deben acompañar necesariamente a las de ejecución del gasto propiamente. Página 1

2 Dicho capítulo contiene secciones sobre los siguientes temas: Proceso de ejecución del gasto (desde la fase de autorización del gasto hasta la fase de reconocimiento de la obligación); pagos a justificar; anticipos de caja fija; anticipos de Tesorería; tramitación anticipada de expedientes de gasto; proyectos de gasto; operaciones pendientes de aplicar al presupuesto y periodificación de gastos presupuestarios; proceso de cierre del presupuesto y traspaso de los compromisos de gasto; operaciones varias, y justificación de las operaciones y archivo de documentos y justificantes. Finalmente, en el capítulo III se regulan procedimientos específicos para cada tipo de gasto, destacándose las particularidades con respecto a lo regulado en los capítulos anteriores. Dentro de este capítulo se incluyen las siguientes secciones: 1.ª De los gastos de personal; 2.ª De los gastos corrientes en bienes y servicios y de las inversiones reales; 3.ª De las transferencias y subvenciones corrientes y de capital; 4.ª De las variaciones de activos financieros, y 5.ª De las variaciones de pasivos financieros y de los gastos financieros. En su virtud, y a propuesta de la Intervención General de la Administración del Estado, Este Ministerio ha tenido a bien disponer: Primero.-Se aprueba la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado que figura en el anexo I de esta Orden, cuyas normas serán de aplicación a la Administración General del Estado. Segundo.-Se aprueba el modelo incluido en el anexo II de esta Orden como estado de situación de Tesorería a que se refiere el artículo 9 del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija. Tercero.-La Intervención General de la Administración del Estado dictará las normas complementarias, en el ámbito de sus competencias, que requiera la ejecución de la presente Orden. Disposición transitoria primera. (Derogada) Disposición transitoria segunda. En el caso de retribuciones de personal laboral eventual con cargo al capítulo sexto de inversiones, cuyos contratos se hayan formalizado con anterioridad a la entrada en vigor de esta Orden, y con respecto a los cuales no se hubiera seguido el procedimiento indicado en el punto 2 de la regla 68 de la presente Instrucción, además del documento AD de ejercicio corriente que proceda expedir con imputación al ejercicio de 1996, se expedirá otro, de ejercicios posteriores, por el importe que se prevea gastar en los respectivos ejercicios. La estimación de dicho importe, que en todo caso deberá justificar el gasto anual previsto, podrá efectuarse a partir de las cantidades que se incluyan en la nómina del mes de enero del citado ejercicio, debiendo tener en cuenta el periodo de vigencia de los contratos. Disposición transitoria tercera. Para las deudas del Estado en circulación a 1 de enero de 1996, con respecto a las cuales no se hubiera seguido el procedimiento indicado en el punto 3 de la regla 97 de la presente Instrucción, el Servicio gestor deberá expedir al inicio del ejercicio 1996 los documentos AD de ejercicio corriente y, en su caso, otros de ejercicios posteriores, por el importe que se prevea gastar en los respectivos ejercicios en cada una de las deudas. Disposición transitoria cuarta. En el cierre de la contabilidad económico-patrimonial del ejercicio 1995, la central contable imputará a dicho ejercicio las obligaciones a que se refiere la regla 52 de la presente Instrucción con base en la información que a tal efecto le remitirán las oficinas de contabilidad de los Departamentos ministeriales. Página 2

3 Disposición adicional primera. Aplicación a organismos autónomos del Estado. Las normas contenidas en la presente Orden, excepto las que se refieren a la expedición de documentos contables, serán de aplicación, con carácter supletorio, a los organismos autónomos del Estado a que se refiere el artículo 4.º del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre. Disposición adicional segunda. Reintegros de habilitados. En aquellos casos en que los habilitados o cajeros pagadores, que perciban con periodicidad pagos del Presupuesto de Gastos del Estado, deban reintegrar cantidades recibidas en exceso, dichas cantidades se deducirán de las siguientes órdenes de pago a favor de los mismos. Cuando tal procedimiento no pueda aplicarse, el reintegro se realizará de acuerdo con lo establecido en la Orden de 10 de mayo de 1989, sobre tramitación de reintegros. Disposición adicional tercera. Contabilidad de operaciones de intercambio financiero. Se autoriza a la Intervención General de la Administración del Estado a dictar las disposiciones necesarias para la contabilización de las operaciones de intercambio financiero. Disposición derogatoria. 1. Quedan derogadas las siguientes disposiciones: a) La Orden de 16 de diciembre de 1986, sobre operatoria y tramitación a seguir en la ejecución del Presupuesto de Gastos del Estado. b) La Orden de 24 de febrero de 1983, sobre tramitación anticipada de expedientes de gasto. 2. Asimismo, quedan derogadas todas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo establecido en la presente Orden. Madrid, 1 de febrero de Excmos. e Ilmos. Sres.... SOLBES MIRA ANEXO I Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado Regla 1. Ambito de aplicación. CAPITULO PRELIMINAR Normas generales Las normas contenidas en la presente Instrucción serán de aplicación a la Administración General del Estado. Regla 2. Documentos contables. 1. Toda operación relativa a la gestión de gastos del Estado se incorporará al sistema de información contable a través de uno o más documentos contables, en función de la naturaleza de la operación de que se trate. Dichos documentos se expedirán y tramitarán según los procedimientos establecidos en la presente Instrucción, debiendo ajustarse a los modelos que al respecto hayan sido aprobados por el Ministerio de Economía y Hacienda. A los efectos previstos en el primer párrafo de este punto, los servicios gestores remitirán los documentos contables por ellos expedidos a la oficina de contabilidad del Departamento Página 3

4 ministerial, excepto cuando deban ser enviados a otra oficina de contabilidad por estar así regulado expresamente en esta Orden. 2. En los casos que a continuación se detallan, las oficinas de contabilidad no tomarán razón de las operaciones, procediendo a devolver a los Servicios gestores los correspondientes documentos: a) Cuando no se hayan recibido todos los documentos que se precisen para el registro de la operación en cuestión, o bien cuando los documentos no contengan todos los requisitos o datos exigidos. b) En aquellos casos en que a los documentos no se acompañe la justificación a que se refiere la sección 10 del capítulo II de la presente Instrucción. c) Cuando la información a incorporar al sistema sea incoherente con los datos anteriormente introducidos o incompatible con las validaciones requeridas por el mismo. 3. Los Servicios gestores deberán tomar las medidas oportunas que garanticen que la expedición de los documentos contables y su remisión a las oficinas de contabilidad se realice en el plazo más breve posible desde el momento en el que se dictaron los correspondientes actos administrativos. 4. Se faculta a la Intervención General de la Administración del Estado para regular el contenido y procedimiento a seguir en la tramitación de los documentos contables emitidos en soporte fichero, tanto en el caso de tratarse de documentos electrónicos merced a la incorporación de la firma electrónica del responsable competente para la autorización de dichos documentos como en el supuesto de que no la incorporen, con la finalidad de facilitar el registro de los mismos por las oficinas de contabilidad. En el marco de los procedimientos indicados en el párrafo anterior, las instrucciones dictadas por la Intervención General de la Administración del Estado establecerán las comprobaciones a realizar por las oficinas de contabilidad con carácter previo a la contabilización en el SIC de las respectivas operaciones. CAPITULO I De la gestión de los créditos presupuestarios Sección 1.ª De los créditos iniciales Regla 3. Apertura del Presupuesto de Gastos. Una vez realizada la carga de las correspondientes estructuras presupuestarias en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad de cada departamento ministerial procederá a registrar la apertura de su Presupuesto de Gastos incorporando como créditos iniciales los autorizados en la Ley de Presupuestos Generales del Estado aprobada por las Cortes Generales. Regla 4. Prórroga del Presupuesto de Gastos. 1. Si al inicio de un ejercicio no se hubiera aprobado aún la correspondiente Ley de Presupuestos, se procederá a la prórroga automática de los presupuestos del ejercicio anterior, tal como se establece en el artículo 56 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria. 2. La carga del presupuesto prorrogado se efectuará por los importes de los créditos iniciales del ejercicio anterior menos los créditos para gastos correspondientes a servicios o programas que deban terminar en dicho ejercicio, tal como se determine en los acuerdos que se adopten para la justificación de la prórroga. Para el registro de esta operación no será necesaria la expedición de ningún documento contable específico. 3. Cuando, posteriormente, se aprueben los nuevos presupuestos, se efectuarán los ajustes necesarios para adecuar el presupuesto inicialmente cargado en la prórroga al presupuesto finalmente aprobado por el Parlamento. El presupuesto aprobado por las Cortes producirá efectos desde el día 1 de enero del ejercicio al que corresponda. Los créditos incluidos en dicho presupuesto tendrán la consideración de créditos iniciales y a ellos se imputarán los gastos realizados con cargo a los créditos del presupuesto prorrogado. Página 4

5 En el caso de que dichos gastos fuesen superiores a los créditos finalmente aprobados, el respectivo Departamento ministerial propondrá la imputación del exceso de gastos a otros créditos, cuya minoración ocasione menos trastornos para el servicio público. Regla 5. Procedimiento general. Sección 2.ª De las modificaciones de los créditos Una vez aprobada una modificación de créditos por el órgano que tenga atribuida la competencia, se deberá comunicar a la Dirección General de Presupuestos para que actualice sus bases de datos y expida y autorice los documentos MC o de modificación de créditos que remitirá a la oficina de contabilidad en el Departamento afectado. Regla 5 bis. Modificaciones de crédito financiadas con cargo al Fondo de contingencia o mediante la minoración de otra aplicación. Cuando la modificación de crédito se financie mediante el recurso al "Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria" previsto en el artículo 15 de la Ley 18/2001, de 12 de diciembre, General de Estabilidad Presupuestaria, o mediante la minoración del crédito de otra aplicación presupuestaria, previamente a la tramitación del expediente de modificación de crédito, se deberá retener su importe en las aplicaciones presupuestarias cuyos créditos vayan a ser minorados. La aprobación de modificaciones de crédito financiadas mediante el recurso al "Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria" o con cargo a otra aplicación del presupuesto de gastos implicará la expedición de dos documentos MC: Uno con signo positivo para las aplicaciones presupuestarias en las que se produce el incremento de crédito y otro negativo que afectará a la aplicación presupuestaria del Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria o, en su caso, a la aplicación presupuestaria en la que se efectúe la baja por anulación o minoración del crédito. En el documento MC negativo, referente a la baja por anulación o minoración de crédito, se consignará el número de registro contable correspondiente a la retención de crédito efectuada con anterioridad. Regla 6. Transferencias de crédito. 1. Con carácter previo a la tramitación de un expediente de transferencia de crédito, se deberá retener su importe en las aplicaciones presupuestarias que vayan a ser minoradas, tal como se establece en la regla Una vez aprobada, este tipo de operación implicará la expedición de dos documentos MC, uno con signo positivo para las aplicaciones presupuestarias que reciben crédito y otro con signo negativo para las que lo transfieren. 3. En el documento MC de signo negativo se consignará el número de registro contable correspondiente a la retención de crédito efectuada con anterioridad. Regla 7. Adscripción de créditos. Las operaciones de adscripción de créditos, consistentes en la afectación a un destino específico de los créditos o dotaciones globales que figuren en los Presupuestos Generales del Estado, se instrumentarán mediante documentos MC de transferencias de crédito entre el concepto presupuestario en el que estén autorizados dichas adscripciones y el concepto presupuestario, nuevo o ya existente, del Departamento ministerial al que se concede la adscripción. Regla 8. Anulaciones. Las anulaciones de las modificaciones de crédito estarán soportadas en documentos análogos a los que dieron lugar a la operación anulada pero de signo negativo, teniendo la misma tramitación que la indicada en las reglas anteriores. Página 5

6 Sección 3.ª De la creación y desglose de aplicaciones presupuestarias Regla 9. Creación de aplicaciones presupuestarias. Cuando, existiendo dotación presupuestaria para una o varias aplicaciones presupuestarias, se pretenda imputar gastos a otras aplicaciones dentro del mismo nivel de vinculación que no figuren en la contabilidad del seguimiento del Presupuesto de Gastos por no contar con dotación presupuestaria, el Servicio gestor solicitará a la oficina de contabilidad la creación de la correspondiente aplicación presupuestaria, sin necesidad de efectuar una operación de transferencia de crédito. La anterior solicitud, de la que deberá dar cuenta a la oficina presupuestaria, podrá sustituirse por una diligencia en el primer documento contable que se expida con cargo a la nueva aplicación en la que se indicará: "Primera operación imputada a la aplicación..., al amparo de la regla 9 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado-Orden ministerial de... (fecha de su aprobación)". Regla 10. Desglose de aplicaciones presupuestarias y reasignación de créditos. 1. La operación de desglose de aplicaciones presupuestarias, que puede afectar a cualesquiera de las clasificaciones orgánica, funcional o económica, permite a los servicios gestores ejecutar sus créditos presupuestarios a un mayor nivel de desagregación que el que figuraba en el presupuesto aprobado, sin perjuicio del nivel de vinculación jurídica de dichos créditos. 2. Para efectuar esta operación, los Servicios gestores expedirán el oportuno documento de «Desglose», que remitirán a la oficina de contabilidad. Asimismo, deberán comunicar la operación a la oficina presupuestaria del Departamento. 3. La operación de "Reasignación de créditos" permite a los servicios gestores realizar modificaciones en los créditos desglosados. Dichas modificaciones pueden consistir en reponer todo o parte del crédito a la aplicación origen del desglose o en reasignar crédito entre aplicaciones desglosadas, dentro del mismo nivel de desglose. Para efectuar esta operación, los servicios gestores expedirán el oportuno documento de "Reasignación", que remitirán a la oficina de contabilidad. Asimismo, deberán comunicar la operación a la oficina presupuestaria del Departamento. Sección 4.ª De la delegación y de la desconcentración de competencias en los Servicios Territoriales Regla 11. Delegación de competencias en los Servicios Territoriales. 1. En caso de delegación de competencias de gestión de gastos en favor de los servicios periféricos del Ministerio, los centros gestores del gasto podrán distribuir entre dichos servicios los correspondientes créditos presupuestarios, pudiendo seguir el procedimiento indicado en los siguientes apartados de esta regla. 2. Cuando el centro gestor quiera utilizar el sistema de información contable para realizar el seguimiento contable de los créditos distribuidos, deberá expedir el documento "Desglose", que será remitido a la oficina de contabilidad del Departamento ministerial. 3. En el caso de que el centro gestor no distribuya los créditos o cuando no utilice el sistema de información contable para realizar el seguimiento contable de los créditos distribuidos, deberá comunicar la delegación de competencias a las oficinas de contabilidad de las delegaciones de Economía y Hacienda afectadas, a los efectos de que por aquéllas se puedan registrar las operaciones que se deriven de dicha delegación. Dicha comunicación se realizará a través de la oficina de contabilidad del Departamento ministerial. 4. En relación con los créditos cuyas competencias de gasto hubieran sido objeto de delegación, la respectiva oficina de contabilidad de la Delegación de Economía y Hacienda podrá registrar "Retenciones de crédito para gastar" a las que se refiere la regla 14, así como cualquiera de las operaciones de ejecución de gastos a que se refiere el capítulo II de esta Instrucción. 5. La oficina contable del Departamento ministerial seguirá teniendo acceso a cualquier consulta relativa a los créditos que hubieran sido objeto de distribución, así como al registro Página 6

7 de las modificaciones presupuestarias, desgloses, retenciones para transferencia, o acuerdos de no disponibilidad que afecten a dichos créditos. Regla 12. Desconcentración de competencias en los Servicios Territoriales. En caso de desconcentración de competencias de gestión de gastos en favor de los servicios periféricos del Ministerio, los centros gestores del gasto podrán realizar el seguimiento contable de los correspondientes créditos presupuestarios mediante el procedimiento regulado en la regla anterior. Regla 13. Delimitación. Sección 5.ª Del cambio de situación de los créditos Los créditos consignados en el Presupuesto de Gastos tendrán la consideración de disponibles para el servicio gestor al que se le asignen, en tanto no se realice alguna de las operaciones indicadas en las reglas siguientes de esta Sección o se produzca la autorización de gastos, a que se refiere la regla 21. Regla 14. Retención de créditos para gastar. 1. Al inicio de la tramitación de un expediente de gasto, el Servicio Gestor competente solicitará que se certifique la existencia de crédito disponible para su realización. En aquellos casos contemplados en el Capítulo III de esta Instrucción, en que tal solicitud no sea obligatoria, el Servicio Gestor valorará la conveniencia de formular tal solicitud. Para la solicitud del certificado a que se refiere el párrafo anterior, el Servicio Gestor expedirá un documento RC, de retención de créditos para gastar, que remitirá a la oficina de contabilidad. Una vez efectuado su registro, y por el importe solicitado mediante el documento RC, el crédito quedará retenido para su posterior utilización en el gasto de que se trate, obteniéndose del sistema un certificado de existencia de crédito que será remitido al Servicio Gestor para su incorporación al respectivo expediente. 2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, al Servicio Gestor acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por el propio Servicio Gestor. Seguidamente, el Servicio Gestor incorporará al expediente de gasto el certificado que acredite la existencia de crédito que obtendrá del Sistema de Información Contable. Cuando los documentos RC indicados en el párrafo anterior se refieran a operaciones vinculadas a proyectos de gasto, previamente al registro de dichos documentos RC, el Servicio Gestor registrará en el Sistema de Información Contable las altas de los expedientes de gasto que vayan a ser objeto de tramitación, a través de los oportunos documentos de gestión de expedientes. 3. Las posibles anulaciones de las retenciones de crédito a que se refieren los puntos anteriores de esta regla se tramitarán de acuerdo con el procedimiento establecido en la regla Cuando una norma así lo establezca, el documento RC podrá ser expedido de oficio por la oficina de contabilidad. Regla 14 bis. Retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones. 1. Al iniciarse un expediente de bajas por anulación u otro tipo de minoraciones de crédito, se solicitará certificación de que existe saldo disponible en la aplicación presupuestaria que se ha de minorar. Para ello, la Oficina Presupuestaria del Departamento Ministerial o, en su caso, la Dirección General de Presupuestos expedirá un documento RC, "de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones", que remitirá a la Oficina de Contabilidad. Una vez registrado el documento RC, y por el importe consignado en el mismo, el crédito quedará retenido para ser utilizado en la realización de la baja por anulación u otra Página 7

8 minoración, obteniéndose del Sistema un certificado que será remitido al órgano solicitante para su incorporación al expediente de bajas de crédito de que se trate. 2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, a la Oficina Presupuestaria acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por la propia Oficina Presupuestaria. Seguidamente, la Oficina Presupuestaria incorporará al expediente de modificación presupuestaria el certificado de existencia de crédito que obtendrá del Sistema de Información Contable. Cuando los documentos RC de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones los expida la Dirección General de Presupuestos, las referencias que se realizan en el párrafo anterior a la Oficina Presupuestaria se entenderán realizadas a la Dirección General de Presupuestos. 3. Las posibles anulaciones de las retenciones de crédito a que se refieren los puntos anteriores de esta regla se tramitarán de acuerdo con el procedimiento establecido en la regla 18. Regla 15. Retención de créditos para transferencias. 1. Al iniciarse un expediente de transferencia de crédito se solicitará certificación de que existe saldo disponible en el crédito presupuestario que se ha de minorar. Para ello, la Oficina Presupuestaria del Departamento Ministerial o, en su caso, la Dirección General de Presupuestos expedirá un documento RC, de retención de créditos para transferencias, que remitirá a la oficina de contabilidad. Una vez registrado el documento RC, y por el importe consignado en el mismo, el crédito quedará retenido para ser utilizado en la realización de la transferencia, obteniéndose del sistema un certificado de existencia de crédito que será remitido al órgano solicitante para su incorporación al expediente de modificación presupuestaria. 2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, a la Oficina Presupuestaria acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC de retención de créditos para transferencias. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por la propia Oficina Presupuestaria. Seguidamente, la Oficina Presupuestaria incorporará al expediente de modificación presupuestaria el certificado de existencia de crédito que obtendrá del Sistema de información contable. Cuando los documentos RC de retención de créditos para transferencias los expida la Dirección General de Presupuestos, las referencias que se realizan en el párrafo anterior a la Oficina Presupuestaria se entenderán realizadas a la Dirección General de Presupuestos. 3. Las posibles anulaciones de las retenciones de crédito a que se refieren los puntos anteriores de esta regla se tramitarán de acuerdo con el procedimiento establecido en la regla 18. Regla 16. No disponibilidad de créditos. 1. Cuando el Gobierno acuerde la no disponibilidad de todo o parte de un crédito consignado en el Presupuesto de Gastos, la Dirección General de Presupuestos expedirá un documento RC, de retención de créditos por no disponibilidad, que remitirá a la correspondiente oficina presupuestaria, comprobándose por la misma si el crédito a que afecta ha sido objeto de desglose. Si el desglose del crédito no se hubiese efectuado, el documento RC recibido se remitirá directamente a la oficina de contabilidad. Cuando el crédito afectado por la no disponibilidad estuviese desglosado, la oficina presupuestaria registrará la misma en las aplicaciones presupuestarias que corresponda, emitiendo un nuevo documento RC imputado a las citadas aplicaciones, el cual se enviará a la oficina de contabilidad junto con el documento RC original recibido de la Dirección General de Presupuestos. 2. La no disponibilidad de un crédito no conllevará la anulación del mismo, pero con cargo al saldo en situación de no disponible no podrán acordarse autorizaciones de gasto. Página 8

9 3. Una vez realizado el registro del correspondiente documento RC, el Sistema de Información Contable emitirá las oportunas certificaciones que serán remitidas a los Servicios gestores afectados como comunicación de la retención contabilizada. Regla 17. Operaciones complementarias. Cuando en la tramitación de las operaciones a que se refieren las reglas anteriores fuese necesario efectuar alguna retención de crédito complementaria de otra realizada con anterioridad, dicha operación complementaria se tramitará según lo que se establece en dichas reglas, debiendo referenciarse a la retención inicial de acuerdo con las normas que al respecto se contienen en la regla 27. Regla 18. Anulaciones. 1. Cuando proceda anular una retención de crédito, el órgano que en su momento hubiese solicitado retención instará su anulación mediante el oportuno documento RC negativo, el cual será remitido a la oficina de contabilidad. 2. Cuando la anulación de una retención de crédito sea consecuencia de la renuncia a la tramitación del respectivo gasto o transferencia, dicha circunstancia habrá de hacerse constar en el correspondiente documento RC negativo, debiendo devolverse, junto con dicho documento, el certificado de existencia de crédito que se expidió como consecuencia de la retención que se pretende anular. 3. En cualquier caso, los documentos RC negativos deberán estar referenciados a la retención de crédito que, total o parcialmente, se pretenda anular, de acuerdo con las normas que al respecto se contienen en la regla Una vez realizado el registro del correspondiente documento RC negativo, el Sistema de Información Contable emitirá una certificación que será remitida al órgano solicitante como comunicación de la anulación contabilizada. Sección 6.ª De los límites para la realización de gastos plurianuales Regla 19. Retenciones sobre el límite para gastos de ejercicios posteriores. 1. Al inicio de la tramitación de un expediente de gasto plurianual se solicitará que se certifique que la parte de gasto imputable a ejercicios posteriores no sobrepasa los límites a que se refiere el artículo 61 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, excepto en aquellos casos contemplados en el Capítulo III de esta Instrucción en que tal solicitud no sea obligatoria. Para ello, el Servicio Gestor competente para la tramitación del gasto expedirá un documento RC de ejercicios posteriores detallando el importe que del gasto en cuestión corresponde a cada uno de los ejercicios posteriores afectados. Este documento, junto con el RC de retención de créditos para gastar que se expida por el gasto imputable a la anualidad en curso, se remitirá a la oficina de contabilidad. Una vez efectuado su registro contable, y por los importes solicitados mediante el documento RC de ejercicios posteriores, se producirá la minoración de los límites existentes en las aplicaciones presupuestarias afectadas, quedando a partir de este momento reservadas las respectivas cuantías para su posterior utilización en el citado expediente. Asimismo, del Sistema de Información Contable se obtendrá un certificado de suficiencia de límite de compromisos que será remitido al Servicio Gestor para su incorporación al respectivo expediente. 2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, al Servicio Gestor acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC de ejercicios posteriores. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por el propio Servicio Gestor. Seguidamente, el Servicio Gestor incorporará al expediente de gasto el certificado que acredite la suficiencia de límite de compromisos que obtendrá del Sistema de Información Contable. 3. Las posibles operaciones complementarias y anulaciones que, en relación con lo previsto en los puntos anteriores de esta regla, sea necesario realizar en la tramitación de Página 9

10 gastos de carácter plurianual se efectuarán de acuerdo con el procedimiento establecido en las reglas 17 y 18, respectivamente. Sección 7.ª Retenciones cautelares en relación con determinadas operaciones Regla 19 bis. Registro de oficio de retenciones de crédito y retenciones sobre el límite para gastos de ejercicios posteriores en relación con determinadas operaciones. 1. Los Servicios gestores deberán remitir a la oficina de contabilidad, inmediatamente después de su expedición, los documentos contables RC de retenciones de crédito del ejercicio corriente y retenciones sobre el límite para gastos de ejercicios posteriores según lo establecido en la Disposición adicional vigésima primera de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, en relación con los procedimientos de expropiación forzosa, las revisiones de precios y las operaciones relativas al 1 por 100 de las aportaciones estatales para la conservación o enriquecimiento del Patrimonio Histórico Español. La oficina de contabilidad registrará los documentos RC de forma inmediata en el sistema de información contable, quedando a partir de dicho momento retenido el crédito para su posterior utilización en el gasto de que se trate o minorados los límites existentes en las aplicaciones presupuestarias afectadas reservándose las respectivas cuantías para su posterior utilización en los correspondientes expedientes. 2. Cuando la oficina de contabilidad tenga constancia de que habiéndose producido las situaciones previstas en la citada Disposición adicional vigésima primera, el Servicio gestor no ha enviado las retenciones de crédito indicadas en el apartado 1 anterior, procederá a comunicar a dicho servicio que en el plazo de treinta días deberá remitir a dicha oficina de contabilidad las citadas retenciones de crédito o, en caso de no disponer de crédito o límite suficiente de compromisos plurianuales para poder hacer frente al importe de las mismas, las actuaciones que tiene previsto realizar al objeto de proveer de la cobertura necesaria a las correspondientes operaciones. 3. Si cumplido el citado plazo de treinta días el Servicio gestor no hubiere comunicado a la oficina de contabilidad la documentación indicada en el apartado anterior, la oficina de contabilidad deberá proceder a estimar el importe al que deberían ascender las retenciones de crédito no realizadas, de acuerdo con el criterio previsto en la citada Disposición adicional vigésima primera. La oficina de contabilidad propondrá a la Intervención General de la Administración del Estado la realización de las correspondientes retenciones de crédito cautelares por el importe estimado en los créditos que determine dicha oficina, preferentemente dentro del mismo capítulo y, en todo caso, en el mismo programa, del presupuesto a los que correspondan dichas operaciones. Para determinar el mencionado importe se tendrán en cuenta las necesidades valoradas de la gestión propia del Departamento, considerando especialmente las derivadas del cumplimiento de las obligaciones de carácter ineludible de dicho Departamento. La Intervención General de la Administración del Estado adoptará el correspondiente acuerdo, previa audiencia a la Subsecretaría del Ministerio al que pertenezca el Servicio gestor. Con base en dicho acuerdo, la oficina de contabilidad registrará de oficio los correspondientes documentos contables RC de retenciones de crédito que serán comunicadas al Servicio gestor. 4. Hasta el momento en que se determinen las actuaciones definitivas relativas a las citadas operaciones, el Servicio gestor podrá solicitar a la oficina de contabilidad la anulación de las retenciones de crédito indicadas en los apartados anteriores, siempre que simultáneamente se registren por dicha oficina nuevas retenciones de crédito, de acuerdo con la comunicación recibida del Servicio gestor, por un importe igual al de las retenciones a anular, a fin de que queden retenidos en aquellas aplicaciones presupuestarias cuya minoración ocasione menos trastornos para el servicio público. 5. El registro en el sistema de información contable de las retenciones de crédito y de las anulaciones de retenciones a que se refieren los apartados 3 y 4 anteriores se efectuará por las oficinas de contabilidad, a efectos de poder efectuar el control efectivo de la imputación definitiva de las operaciones pendientes de registro. Página 10

11 Regla 20. Delimitación. CAPITULO II Del procedimiento general de ejecución del gasto público Sección 1.ª Del proceso de ejecución del gasto 1. La ejecución de los gastos presupuestarios se realizará en las siguientes fases: a) Autorización del gasto. b) Compromiso del gasto. c) Reconocimiento de la obligación. 2. La ordenación y ejecución de los pagos correspondientes a las obligaciones reconocidas por gastos presupuestarios se realizarán de acuerdo con lo que se establezca en la Orden que regule los procedimientos para el pago de obligaciones de la Administración General del Estado. Regla 21. Autorización del gasto. 1. La autorización es el acto administrativo por el que la autoridad competente para gestionar un gasto con cargo a un crédito presupuestario aprueba su realización, determinando su cuantía de forma cierta, o bien de la forma más aproximada posible cuando no pueda calcularse exactamente, reservando a tal fin la totalidad o una parte del crédito presupuestario. 2. Las actuaciones a llevar a cabo para autorizar la realización de un gasto quedarán reflejadas en un expediente de gasto. Aprobado éste, el respectivo Servicio gestor formulará un documento A, de autorización de gastos de ejercicio corriente, por el importe que de dicho expediente corresponda al presupuesto en curso y, en su caso, un documento A de autorización de gastos de ejercicios porteriores en el que se detallará la distribución por anualidades de la parte de gasto que se aprueba con cargo a presupuestos futuros. Cuando al inicio del expediente de gasto se hubiese efectuado la retención del crédito correspondiente, en los documentos A se hará constar que la autorización del gasto se efectúa sobre créditos previamente retenidos, así como la referencia a los documentos RC de inicio de la tramitación presupuestaria del gasto, de acuerdo con las normas que al respecto se contienen en la regla Los documentos A, junto con la documentación que, de acuerdo con lo que se establece en la sección 10 de este capítulo II, deba servir de justificante a la operación, habrán de ser remitidos a la oficina de contabilidad. Regla 22. Compromiso del gasto. 1. El compromiso de gastos o disposición es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acuerda o concierta con un tercero, según los casos, y tras el cumplimiento de los trámites que con sujeción a la normativa vigente procedan, la realización de obras, prestaciones de servicios, transferencias, subvenciones, etcétera, que previamente hubieran sido autorizados. 2. Una vez comprometido el gasto, el Servicio gestor formulará un documento D, de compromiso de gastos de ejercicio corriente, por el importe correspondiente al Presupuesto en curso y, en su caso, un documento D de compromiso de gastos de ejercicios posteriores en el que detallará la distribución por anualidades de los compromisos que habrán de ser financiados con presupuestos de futuros ejercicios. 3. Los documentos D, junto con la documentación que, de acuerdo con lo que se establece en la sección 10 de este capítulo II, deba servir de justificante a la operación, habrán de ser remitidos a la oficina de contabilidad. Regla 23. Reconocimiento de la obligación. 1. El reconocimiento de la obligación es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acepta formalmente, con cargo al Presupuesto del Estado, una deuda a favor de un tercero como consecuencia del cumplimiento por parte de éste de la prestación a que se hubiese comprometido, según el principio del «servicio hecho», o bien, en el caso Página 11

12 de obligaciones no recíprocas, como consecuencia del nacimiento del derecho de dicho tercero en virtud de la Ley o de un acto administrativo que, según la legislación vigente, lo otorgue. 2. Previamente al reconocimiento de las obligaciones ha de acreditarse documentalmente ante el órgano competente la realización de la prestación o el derecho del acreedor, de conformidad con los acuerdos que en su día autorizaron y comprometieron el gasto. 3. Sin perjuicio de lo que se establece en el punto 4 siguiente, todo reconocimiento de la obligación llevará implícita la correspondiente propuesta de pago, entendiendo como tal la solicitud por parte de la autoridad competente que ha reconocido la existencia de una obligación para que, de acuerdo con la normativa vigente, el Ordenador general de Pagos proceda a efectuar la ordenación de su pago. Una vez acordado el reconocimiento de la obligación, el Servicio gestor competente expedirá un documento OK, el cual, junto con la documentación que, de acuerdo con lo que se establece en la sección 10 de este capítulo II, deba servir de justificante a la operación, será remitido a la oficina de contabilidad. 4. Excepcionalmente, tratándose de operaciones específicas de la Deuda Pública, podrán expedirse documentos O, de reconocimiento de la obligación, que no lleven implícita la propuesta de pago. En estos supuestos, la propuesta de pago se expedirá por el Servicio gestor correspondiente, con posterioridad al reconocimiento de la obligación, de acuerdo con las normas de tramitación que se establecen en el capítulo III de la presente Instrucción, debiendo formularse al efecto el oportuno documento K, de propuesta de pago. 5. En los documentos que incorporen la fase de reconocimiento de la obligación, deberán figurar las fechas en que se realizó el gasto y en que se dictó el acto administrativo de reconocimiento de la obligación, cumplimentadas de acuerdo con los criterios establecidos en la Orden por la que se aprueben los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado. Regla 24. Fases mixtas. 1. La acumulación en un único acto administrativo de dos o más fases de ejecución de gastos presupuestarios produce los mismos efectos que si dichas fases se acordaran en actos administrativos separados. 2. A efectos de expedición de documentos contables, cuando la autorización y el compromiso de gasto se acuerdan en un acto único, se expedirá un documento mixto AD. Cuando en un mismo acto se acumulen la autorización del gasto, su compromiso y el reconocimiento de la obligación, se expedirá documento mixto ADOK. Regla 25. Transmisión de las propuestas de pago. 1. Una vez contabilizadas todas las operaciones del día, las oficinas de contabilidad obtendrán una relación de propuestas de pago que, provisionalmente, contendrá todas las propuestas incorporadas en el día al sistema de información contable. 2. Esta relación provisional de propuestas de pago será comprobada con los documentos contables originales, dejándose en suspenso aquellas propuestas que, por cualquier causa, estén erróneamente contabilizadas. 3. A continuación, se obtendrá la relación definitiva de propuestas de pago, la cual, una vez autorizada por el respectivo jefe de contabilidad, se transmitirá por medios informáticos a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. 4. En relación con las propuestas de pago suspendidas a que se refiere el punto 2 anterior, se actuará de acuerdo con las normas de procedimiento dictadas para la rectificación de errores. Regla 26. Anulaciones. Las anulaciones de las operaciones indicadas en las reglas anteriores de la presente sección estarán soportadas en documentos análogos a los reseñados en los mismos pero de signo negativo, los cuales serán expedidos y tramitados de la misma forma que se especifica en dichas reglas. Página 12

13 Regla 27. Del enlace entre operaciones. 1. Las operaciones que se realicen en la tramitación de los gastos deberán estar debidamente interrelacionadas de acuerdo con las especificaciones que se establecen en los siguientes puntos de esta regla. 2. A efectos de lo previsto en el apartado anterior, las operaciones de tramitación de los gastos presupuestarios corresponderán a alguno de los dos siguientes grupos: a) Operaciones de inicio, que suponen la iniciación del proceso de gasto, ya se trate de una retención de crédito para gastos (RC) o de aquellas que contengan la autorización de gasto sobre créditos disponibles (A, AD y ADOK). b) Operaciones de continuación, mediante las que se impulsan las fases sucesivas del proceso de gasto o se complementa el importe de otras operaciones realizadas anteriormente. 3. En los documentos contables correspondientes a operaciones de continuación deberá indicarse una referencia al número de registro contable de la operación a la que suceden o, en su caso, complementan. 4. En el caso de sucesión de operaciones, las autorizaciones sobre créditos retenidos incorporarán como referencia el número de registro contable de la retención del crédito. Los compromisos se referencian al número de la correspondiente autorización y el reconocimiento de las obligaciones al número del compromiso. 5. En los supuestos de operaciones que complementen a otras efectuadas con anterioridad, se tomará como referencia el número de registro contable de la operación complementada. 6. Cuando se anule o se minore el importe de una operación previamente realizada, el documento contable de signo negativo que se expida se referenciará con el número de registro contable de la operación que se anula o cuyo importe se minora. Sección 2.ª De los pagos a justificar Regla 28. Normas para la expedición de pagos a justificar. Cuando en un Departamento ministerial se establezcan las normas reguladoras de la expedición de pagos a justificar a que se refiere el artículo 79.3 de la Ley General Presupuestaria, se dará traslado de las mismas a la oficina de contabilidad, que deberá tomar razón de los conceptos presupuestarios a los que son aplicables dichas normas y los límites cuantitativos que les afectan. Regla 29. Contabilización de las propuestas de pago a justificar. 1. La contabilización de propuestas de pago a justificar se realizará mediante documento ADOK, o, en su caso, OK, expedido a favor de la Caja Pagadora que deba efectuar el pago a los acreedores finales, debiendo indicarse como clave de tipo de pago la del pago a justificar que corresponda. 2. Los documentos a que se refiere el punto anterior se remitirán a la oficina de contabilidad. Antes de que la propuesta de pago quede contabilizada, se comprobarán los siguientes requisitos, determinándose las actuaciones que, en su caso, procedan: a) Que, con cargo a los créditos presupuestarios a los que afecta dicha propuesta de pago, se puedan expedir pagos a justificar, de acuerdo con las normas aprobadas al respecto por el Departamento. b) Que el importe de la propuesta se encuentra dentro de los límites cuantitativos establecidos en las citadas normas. c) Que la Caja Pagadora a cuyo favor se expide la propuesta ha justificado todos los libramientos de esta naturaleza anteriormente percibidos o se encuentra dentro de los plazos legales para su justificación. d) Que exista crédito suficiente en el presupuesto vigente. Regla 30. Justificación. 1. Cuando una Caja Pagadora que hubiera percibido fondos a justificar presente la correspondiente cuenta justificativa a la Unidad Central de Caja a la que esté adscrita, ésta Página 13

14 lo comunicará a la Oficina de Contabilidad a los efectos de la justificación del correspondiente libramiento a que se refiere el artículo 1.3 del Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre régimen de pagos a justificar. Dicha comunicación se realizará mediante la expedición por la Unidad Central del documento "Control de Pagos a Justificar", con indicación de que corresponde a la presentación de la cuenta, que remitirá a la Oficina de Contabilidad para su registro en el Sistema de Información. 2. Una vez aprobada la cuenta justificativa, la Unidad Central expedirá el documento "Control de Pagos a Justificar", con indicación de que corresponde a la aprobación a la cuenta, que remitirá a la Oficina de Contabilidad. El registro de dicho documento en el Sistema de Información producirá la imputación de los pagos realizados por la Caja Pagadora a las correspondientes cuentas de gasto o inversión. 3. La Unidad Central deberá incorporar a la cuenta justificativa de cada libramiento a justificar una certificación de la Oficina de Contabilidad de la toma de razón de la aprobación de la cuenta justificativa, a los efectos de su remisión al Tribunal de Cuentas. Regla 31. Prórrogas de los plazos de justificación. En el caso de que se autorice una prórroga del plazo inicialmente establecido para la justificación, se deberá expedir por la Unidad Central de Caja el documento de «Control de pagos a justificar» en el que se especificará la prórroga concedida. Dicho documento será remitido a la oficina de contabilidad junto con el acuerdo del Ministro o en quien éste delegue. Regla 32. Requerimiento de la cuenta justificativa. Cuando hubiesen transcurrido los plazos, y en su caso la prórroga, para la presentación de la cuenta justificativa de un libramiento a justificar y ésta no hubiese sido aún recibida en la Intervención Delegada, la oficina de contabilidad pondrá de manifiesto esta circunstancia en un informe que se remitirá a la Unidad Central de Caja del Departamento para que requiera a la caja pagadora la presentación de la citada cuenta. Regla 33. Pagos a justificar para atender gastos de emergencia. 1. Cuando, conforme a la legislación vigente, se libren fondos a justificar para atender gastos de emergencia, la propuesta de pago podrá contabilizarse aunque no se cumplan los requisitos enumerados en el punto 2 de la regla La falta de presentación de la cuenta justificativa de este tipo de pagos no paralizará en ningún caso, cualquiera que sea el tiempo transcurrido, la emisión de nuevos libramientos a justificar a favor de la misma caja pagadora. No obstante, la oficina de contabilidad remitirá trimestralmente a los Centros gestores de los correspondientes gastos, informe sobre la situación deudora de las cajas que hubieran dejado transcurrir más de seis meses sin presentar la cuenta justificativa de los gastos de emergencia atendidos con los fondos recibidos para este fin. Regla 33 bis. Actualización de los saldos de Tesorería por provisiones de fondos para pagos a justificar. La actualización en fin de ejercicio de los saldos de las cuentas restringidas de pagos, por las variaciones debidas a los "pagos a justificar", se realizará según el procedimiento establecido en la regla 37 de esta norma. Sección 3.ª De los anticipos de caja fija Regla 34. Establecimiento del sistema de anticipos de caja fija y distribución por cajas pagadoras. Cuando en un Departamento ministerial se establezca o modifique el anticipo de caja fija o su distribución por cajas pagadoras, se dará traslado de los correspondientes acuerdos a la oficina de contabilidad, acompañados del documento Adopción/Distribución de anticipos de caja fija. Página 14

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