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INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT


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1 INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT Acuerdo Ministerial 142 Registro Oficial 448 de 28-feb Estado: Vigente No Rene Ramírez Gallegos SECRETARIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION Considerando: Que la Constitución de la República en su artículo 154, dispone: "...las ministras y ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión..."; Que el artículo 385 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que: "El sistema nacional de ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales, en el marco del respeto al ambiente, la naturaleza, la vida, las culturas y la soberanía, tendrá como finalidad: "1. Generar, adaptar y difundir conocimientos científicos y tecnológicos.- 2. Recuperar, fortalecer y potenciar los saberes ancestrales.- 3. Desarrollar tecnologías e innovaciones que impulsen la producción nacional, eleven la eficiencia y productividad, mejoren la calidad de vida y contribuyan a la realización del Buen Vivir." Que el artículo 386 de la Constitución de la República del Ecuador, determina que: "El sistema nacional de ciencia, tecnología y saberes ancestrales, comprenderá programas y políticas, recursos, acciones, e incorporará a instituciones del Estado, universidades y escuelas politécnicas, institutos de investigación públicos y particulares, empresas públicas y privadas, organismos no gubernamentales y personas naturales o jurídicas, en tanto realizar, actividades de investigación, desarrollo tecnológico, innovación y aquellas ligadas a los saberes ancestrales." Que el artículo 1 del Convenio de la Haya, dispone: "...ve aplicará a los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de uno de los Estados contratantes y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante. Para fines de la presente Convención, los siguientes serán considerados documentos públicos: a) Documentos que emanan de una autoridad o funcionario y relacionados con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos que emanan del Ministerio Público, de un Secretario o de un Agente Judicial; b) Documentos administrativos; c) Actas notariales; y, d) Declaraciones oficiales como menciones de registro, visados de fecha fija y certificados de firma, insertadas en un documento privado." Que el artículo 129 de la Ley Orgánica de Educación Superior establece que: "Notificación a la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación.- Todas las instituciones de educación superior del país notificarán a la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación la nómina de los graduados y las especificaciones de los títulos que expida. Esta información será parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior."; INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT - Página 1

2 Que el artículo 137 de la Ley Orgánica de Educación Superior establece que: "Entrega de información a la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación.- Las instituciones del Sistema de Educación Superior obligatoriamente suministrarán a la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación la información que le sea solicitada."; Que el artículo 182 de la Ley Orgánica de Educación Superior establece que: "La Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, es el órgano que tiene por objeto ejercer la rectoría de la política pública de educación superior y coordinar acciones entre la Función Ejecutiva y las instituciones del Sistema de Educación Superior. (...) "; Que el artículo 183 de la Ley Orgánica de Educación Superior establece las funciones de la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, entre las cuales consta: "...f e) Diseñar, implementar, administrar y coordinar el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador, y el Sistema de Nivelación y Admisión...": Que el artículo 19 del Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Superior establece "...La SENESCYT emitirá certificados impresos únicamente cuando sean requeridos para uso en el extranjero o para fines judiciales..."; Que mediante Decreto Ejecutivo No. 662, de fecha 036 de abril de 1985, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 159 de 04 de abril de 1985, última reforma realzada mediante Decreto Ejecutivo No de 10 de mayo de 2004, publicado en el Registro Oficial No. 341 de 25 de mayo de 2004, la Presidencia de la República expidió el procedimiento para legalización de firmas de Agentes Diplomáticos y Consulares acreditados en Ecuador; Que mediante Decreto Ejecutivo No. 131, de fecha 08 de octubre de 2013, la Presidencia de la República expidió la Reforma al Estatuto Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, mediante el cual se sustituye el numeral 7 del artículo innumerado agregado a continuación del artículo 16, por el cual la Secretaría de Educación Superior, Ciencia y Tecnología, pasa a ser Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación; Que mediante Decreto Ejecutivo No. 934, de fecha 10 de noviembre de 2011, el señor Presidente Constitucional de la República, economista Rafael Correa Delgado, designó a Rene Ramírez Gallegos como Secretario Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, mismo que fue ratificado en el cargo mediante Decreto Ejecutivo No. 2 del 24 de mayo de 2013, publicado en el Segundo Registro Oficial Suplemento No. 5 del 31 de mayo de 2013 ; y, Que es necesario emitir un instructivo que homogenice los procedimientos administrativos que ejecuta la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación para la apostilla de documentos públicos emitidos por entidades del Sistema de Educación Superior y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología, Innovación y Saberes Ancestrales. En ejercicio de las atribuciones que le confieren el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador. Acuerda: EXPEDIR EL INSTRUCTIVO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION PARA LA VERIFICACION DE DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS EN EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA. CAPITULO I GENERALIDADES INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT - Página 2

3 Art. 1.- Objeto.- La presente norma tiene por objeto establecer el procedimiento administrativo que la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación llevará a cabo para la verificación, dentro del ámbito de sus atribuciones, de la documentación emitida por instituciones ecuatorianas para que surta efecto en el exterior en materia de educación superior, ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales, misma que será remitida para la apostilla por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Art. 2.- Ambito.- La presenta norma es de aplicación general y obligatoria para autenticar documentación en materia de educación superior, ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales emitida en el Ecuador por las instituciones de educación superior públicas y privadas, así como por otras instituciones relacionadas a la ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales, cuya información y firmas de responsabilidad de sus representantes legales se encuentren registradas en las bases de datos a cargo de esta Cartera de Estado a fin de que surtan efectos jurídicos en el exterior para proceder con la apostilla o legalización según el caso. Art. 3.- Definiciones.- En la aplicación del presente Reglamento se usarán los términos cuyas definiciones constan a continuación: Autenticar.- Se refiere a autorizar o legalizar un documento, revistiéndolo de ciertas formas, y solemnidades, para su mayor firmeza y validez. Apostilla.- es la legalización de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Certificar.- Consiste en hacer constar por escrito la realidad o veracidad de un acto o hecho mediante un instrumento público, por quien tenga fe pública o atribución para ello. Art. 4.- Documentos susceptibles de verificación de autenticidad.- La Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación verificará la autenticidad de las firmas de los documentos emitidos por instituciones de educación superior públicas y privadas, así como por otras instituciones relacionadas a la ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales y que surtirán efectos jurídicos en el exterior para la posterior apostilla o legalización, por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana en los siguientes casos: 1. Títulos originales o copias certificadas por el Secretario General de una universidad o escuela politécnica ecuatoriana, registrados en la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. 2. Títulos de técnicos o tecnólogos originales o copias certificadas por el Rector o Secretario General de un instituto técnico, tecnológico o conversatorio, superiores, registrados en la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. 3. Mallas curriculares de programas registrados en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador debidamente aprobado por el Consejo de Educación Superior o por el extinto Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP). 4. Certificados de notas o record académico relacionadas a los títulos registrados en la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. 5. Documentos suscritos por funcionarios de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación que deban ser apostillados o legalizados. 6. Documentos oficiales nacionales suscritos por el representante legal de instituciones públicas o privadas, relacionadas a la ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales, que sea emitidos en razón del ejercicio directo de estas actividades. Art. 5.- Documentos no susceptibles de verificación de autenticidad.- La Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación por ningún motivo concederá autenticaciones en documentos que no estén directamente vinculados a educación superior nacional o a la ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales nacionales tales como: INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT - Página 3

4 1. Títulos otorgados en otros países. 2. Certificados de cursos dictados por instituciones de educación superior. 3. Facturas o certificaciones de documentación que no son parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador. 4. Títulos de bachiller ni documentos de educación básica y bachillerato, corresponde al Ministerio de Educación. 5. Los demás que no sean materia directa de educación superior nacional o de ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales. CAPITULO II DOCUMENTOS Art. 6.- Documentos certificados por las IES.- Cualquier persona natural o jurídica que requiera hacer uso en el exterior de la documentación emitida en el Ecuador detallada en el artículo 4 de este artículo del presente Reglamento, podrá solicitar a la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación la autenticación de la misma, la cual deberá ser emitida debidamente certificada por las autoridades competentes de las instituciones registradas en el SNIESE u otro registro que al efecto mantenga esta Cartera de Estado.. El documento en el que conste la firma autorizada del o la servidor/a de esta Cartera de Estado podrá ser remitido al Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, entidad encargada de apostillar o legalizar los documentos que surtirá efectos jurídicos en el exterior. Art. 7.- Requisitos.- Para que la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, proceda con la autenticación de la documentación emitida por las IES u otras entidades descritas en el artículo.4 del presente instructivo, que requieran apostilla o legalización para que esta surta efectos en el exterior, debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Que el documento cuente con la firma correspondiente al funcionario de la institución de educación superior registrada en el SNIESE o en otro sistema de información que para el efecto administre esta Secretaría. 2. Que la información forme parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior u otro sistema de información que para el efecto lleve esta Secretaría. En el caso de autenticación de títulos estos se encuentren registrados en la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. CAPITULO II PROCEDIMIENTO DE VERIFICACION DE AUTENTICIDAD DE DOCUMENTOS Art. 8.- Registro de firmas de funcionarios y servidores de las instituciones de educación superior y otras instituciones relacionadas.- Las instituciones descritas en el artículo 4 del presente instructivo, deberán registrar en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador, u otro sistema de información que para el efecto lleve esta Secretaría, las firmas o rúbricas de las personas autorizadas para emitir copias certificadas, a fin de que se pueda verificar la autenticidad de las documentación emitida por las mencionadas instituciones. Art. 9.- Contenido las certificaciones.- En los casos en que se requiera la verificación de la autenticidad de las firmas en copias certificadas se deberá utilizar el siguiente formato: INSTITUCION UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE CERTIFICACION El presente "documento" que entrego en XX número de fojas, reposa en los archivos de la institución, en el tomo (s)...a fojas... INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT - Página 4

5 Ciudad, a los XX días del mes de XX de 20XX. NOMBRE DE LA PERSONA RESPONSABLE CARGO. Art Constancia de la Información en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador u otro sistema de información que para el efecto lleve esta Secretaría.- Toda la documentación detallada en el artículo 4 del presente reglamento deberá de manera obligatoria constar en el SNIESE o en el sistema pertinente, de no ser así no se procederá a la autenticación de la misma hasta que no se incorpore dichos datos. Art Servidores autorizados para la autenticación.- Los servidores autorizados para la autenticación de la documentación en materia de educación superior, ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales emitida en el Ecuador y que surtirá efectos jurídicos en el exterior serán designados por delegación expresa de la máxima autoridad de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, cuyas firmas serán debidamente registradas en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. DISPOSICIONES GENERALES Primera.- La certificación de la documentación presentada por los ciudadanos que vaya a surtir efectos jurídicos en el exterior debe obligatoriamente ser certificada por la autoridad competente de la institución de la que emana; la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación verificará la autenticidad de la firma de la autoridad competente de la institución que consta en el mencionado documento, el cual deberá ser presentado en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana para que proceda con la apostilla o legalización según sea el caso. Segunda.- En todo aquello que no estuviere previsto en este Reglamento se aplicará las normas de la Ley Orgánica de Educación Superior, su Reglamento y demás legislación aplicable. Tercera.- De la ejecución de este Acuerdo encárguese a las unidades administrativas pertinentes de esta Cartera de Estado, así como a los funcionarios delegados para la suscripción de dichas certificaciones, a quienes se notificará con el contenido del presente instrumento. DISPOSICION FINAL Primera.- El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de la fecha de publicación en el Registro Oficial. Notifíquese y publíquese. Dado en el Distrito Metropolitano de San Francisco de Quito, a los treinta (30) días del mes de octubre del f.) Rene Ramírez Gallegos, Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. SECRETARIA DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION.- Coordinación General de Asesoría Jurídica.- 04 de febrero de Fiel copia del original que reposa en el archivo de esta Coordinación.- Firma: Ilegible. INSTRUCTIVO PARA VERIFICACION DOCUMENTOS A SER APOSTILLADOS SENESCYT - Página 5

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