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Información de Gestión por Procesos del Ministerio de Finanzas. Quito, 4 de abril de 2014.


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1 . Información de Gestión por Procesos del Ministerio de Finanzas Quito, 4 de abril de 2014.

2 ANTECEDENTES: El objetivo principal que persigue el Estado ecuatoriano sobre la gestión pública es la creación de una administración eficiente y eficaz, que satisfaga las necesidades actuales de los ciudadanos ecuatorianos optimizando recursos y promoviendo el desarrollo de servicios de calidad, fundamentado en una gestión por procesos y garantizando la participación ciudadana. Para lo cual, se emitió el Decreto Ejecutivo N 726, publicado en el Registro Oficial Nro. 433 del 25 de abril de 2011 que dispone en su Artículo 3 lo siguiente "... Se dispone que todos los Ministerios Sectoriales con sus instituciones adscritas y dependientes, las Subsecretarías Nacionales con sus instituciones adscritas y dependientes, la Banca Pública y las Empresas Públicas creadas mediante decreto ejecutivo, cuenten en su estructura orgánica con una Coordinación General de Gestión Estratégica, la misma que estará conformada por las siguientes unidades: Administración de Procesos, Tecnología de la Información y Gestión del cambio de Cultura Organizacional..." y en su Artículo 4 "Las Coordinaciones Generales de Gestión Estratégica son competentes para ejecutar los proyectos, procesos, planes de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, tecnología de información y comunicación, cultura organizacional, desarrollo institucional e innovación del Estado en las entidades de acuerdo a las políticas y herramientas emitidas por la Secretaría Nacional de Administración Pública" En este sentido, el Ministerio de Finanzas inició el proceso de transformación institucional, orientado a brindar servicios de calidad, mediante la implementación de una gestión por procesos y calidad, a través de la creación de la Coordinación General de Gestión Estratégica en el mes de enero de 2012, cuya misión es: "Coordinar los proyectos de mejoramiento de procesos, planes de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, tecnología de la información y comunicación, cultura organizacional, desarrollo institucional e innovación, según lo establecido en el Acuerdo Ministerial 254 publicado en el Registro Oficial 219 del 14 diciembre de DESARROLLO: Actualmente, el Ministerio de Finanzas, a través de su Dirección de Procesos y Mejora Continua y en cumplimiento a la normativa legal vigente, ha iniciado la implementación de la gestión por procesos y calidad dentro de la institución, liderada por la máxima autoridad. Se ha coordinado esfuerzos con las diferentes áreas promoviendo una cultura organizacional orientada a una gestión por procesos. Para lo cual la Dirección de Procesos y Mejora Continua en el ejercicio de una de sus atribuciones y responsabilidades, administra el Catálogo de Procesos institucional, que a partir de una arquitectura de procesos aprobada permitirá identificar, registrar y clasificar los procesos de las diferentes unidades con información estructurada y estándar; y procesos actualizados y evaluados; para controlar y gestionar los procesos institucionales orientándolos hacia su mejora continua.

3 RESULTADOS ALCANZADOS: A continuación se detalla los resultados obtenidos en la gestión realizada en el periodo enero 2012 a diciembre 2013: GRÁFICO 1: PROYECTOS TRABAJADOS POR SUBSECRETARÍAS Y COORDINACIONES EN En relación al Gráfico Nro. 1, se observa el número de proyectos que se han ejecutado en el periodo 2012 al 2013 con las Subsecretarías, Coordinaciones y Dirección de Comunicación Social, teniendo como resultado 58 proyectos finalizados según la planificación establecida, por lo que se puede demostrar que la Dirección de Procesos y Mejora Continua está implementando una gestión por procesos con todas las unidades involucradas del Ministerio de Finanzas.

4 GRÁFICO 2: PORCENTAJE DE PROYECTOS EN EJECUCIÓN En relación al Gráfico Nro. 2, se observa que 98% corresponde a los proyectos finalizados, que representa 58 proyectos de: mejora de procesos, diseño de procesos, implementación de sistema de gestión de calidad, generación y/o actualización de metodologías e instrumentos para fomentar la gestión por procesos y de calidad, de acuerdo al tipo de intervención requerida, con relación a 59 proyectos planificados para el periodo 2012 al PORCENTAJE DE PROCESOS DOCUMENTADOS 22% 78% PROCESOS NO DOCUMENTADOS PROCESOS DOCUMENTADOS GRÁFICO 4: PORCENTAJE DE PROCESOS DOCUMENTADOS En relación al Gráfico Nro. 4, se observa que el 22% corresponde a los procesos documentados, que representa 51 procesos de 227 identificados en el Catálogo de Procesos.

5 MINISTERIO DE FINANZAS PROCESOS TRABAJADOS Nr o. PROCESOS Elaboración y difusión de las estadísticas y los boletines del financiamiento público 1 con sus respectivos análisis. 2 Gestión Documental. 3 Emisiones de títulos- valores del Estado. 4 Pago de remuneraciones. 5 Seguimiento de autorizaciones de pago de CUR contables. 6 Conciliación Bancaria. Generación de información y seguimiento trimestrales de estados financieros del 7 Resto de instituciones del Sector Público 8 Validación de transferencias de las EPs. 9 Validación de incremento presupuestario de las EPs. Pagos y transferencias diarias solicitadas por las instituciones del PGE sobre la base 10 de la disponibilidad de la caja fiscal. 11 Medición del desempeño de los procesos. 12 Consolidación de los Estados Financieros del PGE y del SPNF. 13 Parametrización del Catálogo de Entidades Institucionales. 14 Subrogación del Financiamiento Público, su registro y recuperación. 15 Seguimiento de los compromisos y disposiciones emitidas por la Presidencia de la República. 16 Creación, actualización y cierre de Empresas Públicas 17 Selección del talento humano. 18 Contratación e Inducción del Talento Humano. 19 Revisión y consolidación de la liquidación presupuestaria. 20 Ejecución de los ingresos de los presupuestos del tesoro. 21 Ejecución de los egresos de los presupuestos del tesoro. 22 Gestión del nivel de Servicios. 23 Operación del servicio de Capacitación. Generación de informes e instrumentos jurídicos inherentes al endeudamiento público 24 interno y externo. 25 Elaboración de la Base Bajo la Línea. 26 Contratación de Financiamiento con Gobiernos. Seguimiento y evaluación a los planes aprobados y proyectos priorizados del 27 MINFIN.

6 28 Elaboración de acuerdos en materia financiera y presupuestaria. 29 Autorización apertura, mantenimiento y cierre de cuentas. 30 Análisis de los procesos. Análisis de Capacidad de Pago e Indicadores de Endeudamiento de los Gobiernos Autónomos Descentralizados. Realización de informes de análisis de transferencias, subsidios o con financiamiento para el Resto de instituciones del Sector Público. 33 Análisis, actualización y presentación de propuestas de base legal e institucional. 34 Actualización de Catálogos de productos de Bienes y Existencias. 35 Extinción Deudas entre entidades del Sector Público. 36 Creación de estructuras programáticas proforma. 37 Creación de estructuras programáticas ejecución. 38 Auditoría de procesos 39 Reprogramaciones Financieras 40 Generación de material informativo institucional y/o transparencias 41 Dotación y suministros de materiales de oficina 42 Elaboración del justificativo de ingresos del PGE 43 Administración del catálogo de procesos 44 Asesoría del SGC 45 Seguimiento a la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora 46 Aseguramiento de entrega de valor 47 Implementación del SGC 48 Planificación Operativa de la DPMC 49 Administración del programa de mejora 50 Ejecución de auditorías internas del SGC 51 Capacitación en gestión: procesos, calidad, servicios y cambio TABLA Nro. 1: LISTADO DE PROCESOS TRABAJADOS En relación a la Tabla Nro. 1, se observa el detalle de los procesos trabajados en el periodo 2012 al 2013 teniendo un total de 51 procesos de los 227 detallados en el Catálogo de Procesos.

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