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Guía para la Formulación, Ejecución, Seguimiento y Liquidación del Presupuesto de la OLACEFS


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1 ORGANIZACIÓN LATINOAMERICANA Y DEL CARIBE DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES - OLACEFS Guía para la Formulación, Ejecución, Seguimiento y Liquidación del Presupuesto de la OLACEFS Presentado Por: CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA San Salvador, Marzo de 2008

2 PRESENTACION La presente guía contiene lineamientos a utilizarse en el ciclo presupuestario que comprende las etapas de formulación, ejecución, seguimiento y liquidación del Presupuesto de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS) considerando como base el Plan anual de Trabajo de cada uno de sus Organos. El ciclo se inicia con la etapa de formulación, que permitirá identificar el aprovisionamiento de los recursos financieros que tendrá la Organización para lograr las metas y actividades propuestas; luego se describe la etapa de ejecución, proporcionando pautas para que esta se realice con responsabilidad y transparencia; posteriormente el seguimiento como una etapa de retroalimentación para corregir o ajustar desviaciones, con el objetivo de cumplir las metas propuestas; y por último la etapa de liquidación que permita tener resultados que se incorporen en el informe financiero anual de la Organización.

3 I- MARCO CONCEPTUAL Plan Anual de Trabajo Es el instrumento administrativo mediante el cual los diferentes Órganos de la OLACEFS definen en congruencia con el Plan Estratégico vigente, los objetivos y metas a alcanzar y las acciones a emprender en un año, así como los recursos requeridos y los productos o servicios que les corresponde generar para el desarrollo de la Organización. Presupuesto Es el Instrumento Financiero definido en términos monetarios que permite a la OLACEFS la clasificación y proyección de sus ingresos y egresos, para un ciclo económico determinado, con el propósito de identificar el origen y destino de los fondos necesarios para el cumplimiento efectivo de los objetivos y metas definidos en el Plan Anual de Trabajo. Presupuesto de Ingresos Comprende la integración de todos los ingresos que se proyectan obtener para cada ejercicio, provenientes de las cuotas anuales ordinarias y extraordinarias de las EFS miembros, los ingresos por servicios, como publicaciones, capacitación, eventos, asesoría técnica y otros; las aportaciones de las instituciones y organismos internacionales o de personas de cualquier naturaleza; las aportaciones especiales del Estado del país sede de la OLACEFS; donaciones y préstamos y todo ingreso derivado de la gestión financiera, tal como lo establece la Carta Constitutiva y su Reglamento. Presupuesto de Egresos Comprende la identificación e integración de todos los egresos que se proyectan realizar por los diferentes Órganos de la Institución y durante un ejercicio, para la ejecución eficaz a nivel institucional del Plan Anual de Trabajo aprobado, con el fin de alcanzar los objetivos y metas del Plan Estratégico vigente. Formulación del Presupuesto Es la primera fase de la gestión presupuestaria, en la que se cuantifican en términos monetarios las metas que la OLACEFS se ha propuesto, así como las actividades a llevar a 2

4 cabo y los recursos a utilizarse, para el cumplimiento de los objetivos establecidos en su Plan Anual de trabajo. Ejecución del Presupuesto Es el proceso de implementación de decisiones administrativas, financieras y operativas que implica la utilización de los recursos financieros y materiales, a efecto de llevar a cabo las actividades y acciones necesarias para el cumplimiento de los propósitos del Plan Anual de Trabajo de la Organización, en congruencia con el Plan Estratégico vigente. Seguimiento del Presupuesto Es la fase de la gestión presupuestaria que hace una comparación entre los objetivos, metas y los recursos, con el propósito de identificar desviaciones para tomar las medidas necesarias y encauzar el rumbo previsto en la planificación del presupuesto. También implica la supervisión y la verificación de los resultados logrados del Plan Anual de Trabajo durante la ejecución presupuestaria. Liquidación del Presupuesto Consiste en el cierre de las operaciones presupuestarias de la Organización, a fin de establecer el resultado de la gestión y la ejecución del presupuesto aprobado, para adoptar las medidas que abonen al presupuesto del siguiente periodo. II- MARCO LEGAL El presente documento se fundamenta en los Artículos 32, Romanos IX, X, XI, y XII, Art. 45 Romanos I, II, III, IV y V de la Carta Constitutiva de la OLACEFS, y los artículos 70, 78, 79 y 80, del Reglamento de la Carta Constitutiva de la 3

5 III- OBJETIVOS General Proporcionar una herramienta que facilite la formulación, ejecución, seguimiento y liquidación del presupuesto anual de la Específicos 1- Establecer procedimientos para la formulación presupuestaria de la Organización. 2- Definir responsables para la autorización, aprobación, registro y control de las operaciones financieras. 3- Facilitar el control y la medición de los resultados cuantitativos y cualitativos de los diferentes Organos en razón de sus competencias. IV- AMBITO DE APLICACIÓN Los lineamientos establecidos en este documento serán de aplicación general para todos los Organos de la OLACEFS, y lo no contemplado en el mismo será resuelto por el Consejo Directivo. V- METODOLOGIA El Ciclo Presupuestario comprenderá las etapas o fases de Formulación, Ejecución, Seguimiento y Liquidación Presupuestaria correspondiente a un ejercicio financiero. Este conjunto de etapas es de naturaleza flexible, dinámica y continua y están interconectadas entre si, en forma interdependiente y de manera interactuante, con lo cual el ciclo presupuestario constituye una unidad y el tratamiento por separado de sus etapas es sólo para fines de análisis y facilitar la coordinación con los otros sistemas que tienen que ver con el presupuesto en la administración financiera. 4

6 Cada órgano elaborará su presupuesto anual y lo remitirá a la Secretaria Ejecutiva en el tiempo y forma programada para los efectos consiguientes. Para las diferentes etapas de la gestión presupuestaria se considerarán las siguientes pautas metodológicas: 1- Formulación del Presupuesto 1.1) Comprende la fase en que todos los órganos de la OLACEFS, elaboran su Plan Anual de Trabajo y programan sus erogaciones necesarias para el cumplimiento de sus metas para el próximo año. 1.2) El insumo principal para la formulación del Presupuesto Anual de la Organización es su Plan Anual de Trabajo, el cual consolida los planes y proyectos de presupuesto de cada Organo. 1.3) Se debe realizar un minucioso análisis de los resultados de los ejercicios presupuestarios anteriores que sustenten la estimación de los recursos del nuevo presupuesto. 1.4) Evaluar la ejecución del presupuesto vigente, a efecto de establecer su nivel de avance, con el propósito de determinar las medidas correctivas que puedan ser consideradas en el presupuesto futuro. 1.5) Identificar las actividades que generen ingresos como posibles fuentes de financiamiento y las que generen gastos a efecto de buscar el equilibrio presupuestario. 1.6) Deberá elaborarse la programación de la ejecución presupuestaria anual, en la cual se distribuirán los recursos para el ejercicio correspondiente, y se presentará como un anexo al presupuesto. 1.7) Completar la información contenida en los formatos de ingresos y gastos anexos a esta guía. 2. Ejecución Presupuestaria 2.1) Una vez aprobado el Presupuesto, la fase de ejecución dará inicio el 1 de enero de cada año. 5

7 2.2) Se realizará la movilización de los recursos presupuestados de conformidad con las normas y procedimientos técnicos, legales y administrativos aprobados por el Consejo Directivo. 2.3) Para toda proyección de adquisición de bienes o servicios deberá contarse con crédito presupuestario, que haya sido autorizado en la programación anual. 2.4) Todo gasto deberá observar los procedimientos de Control Previo, que dicten las Normas de Control Interno que sean aplicables a la Organización, lo cual incluye los procedimientos de aprobación o autorización. 2.5) Para realizar cualquier tipo de desembolso se deberá asegurar que estos se encuentre respaldados por documentos tales como: contratos, órdenes de suministro, recibos, facturas, actas, acuerdos u otros. 3. Seguimiento del Presupuesto 3.1) La Administración del presupuesto anual de la OLACEFS involucra la permanente supervisión de la consecución de las metas y objetivos establecidos para el ejercicio financiero. 3.2) La Secretaría Ejecutiva elaborará informes de seguimiento a la ejecución presupuestaria, realizando una comparación entre el presupuesto aprobado y su ejecución real por cada una de las cuentas o rubros principales que refleje la contabilidad de la Organización. Estos informes deberán identificar las limitantes y presentar las recomendaciones pertinentes. 3.3) El seguimiento servirá a la Organización como instrumento de apoyo para mejorar la eficacia y eficiencia en la ejecución de sus actividades. 4. Liquidación del presupuesto 4.1) Consiste en el cierre de las operaciones del ejercicio reflejadas a nivel contable y presupuestario. 4.2) La Secretaría Ejecutiva como encargada del cierre del ejercicio, realizará un análisis de toda la ejecución presupuestaria y de los Estados Financieros, a efecto de incorporar comentarios en el informe final presentado ante el Consejo Directivo. 6

8 ANEXOS 7

9 PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS AÑO FUENTES DE INGRESOS QUE FINANCIAN EL FUNCIONAMIENTO DE OLACEFS I Ingresos Corrientes $ - 1- Miembros Activos (Cuotas anuales ordinarias y extraordinarias fijadas por la Asamblea General a los miembros de la Organización) $ - 2- Miembros Afiliados $ - 3- Miembros Adherentes 4- Observadores Permanentes $ - $ - II III Ingresos de Capital 1- Servicios proporcionados por la Organización, tales como publicaciones, capacitaciones, eventos, asesoría técnicas y otros Servicios similares $ - 2- Aportaciones de instituciones y Organismos Internacionales, así como de personas de cualquier naturaleza en apoyo a la Organización en general o para la realización de proyectos específicos $ - 3- Aportaciones especiales del Estado del país en que reside la sede de OLACEFS o del miembro activo que la conduce, así como los ingresos que se deriven de las operaciones bancarias para efectos de la gestión financiera $ - Financiamiento 1- Ingresos provenientes de préstamos, donaciones y en general de cualquier aportación que realice a favor de OLACEFS Institucionales, a cuyo efecto es de aplicación la escala establecida por la Organización $ - TOTAL PRESUPUESTO $ -

10 PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS Nombre del Órgano: AÑO No. Descripción I Actividades relacionadas con el Plan Estratégico $ - Actividad uno $ - Actividad dos $ - Actividad tres II Actividades de Capacitación $ - Actividad uno $ Actividad dos $ Actividad tres $.. $.. $.. $ III Actividades Regulares $ - Bienes de uso y consumo $ Servicios varios $ Servicios generales $ Pasajes y viáticos $ Estudios e investigaciones $ Intangibles $ Otros $ TOTAL PRESUPUESTO $ -

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