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Bases del concurso ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA CTI


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1 Bases del concurso ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA CTI

2 INTEGRACIÓN DE BASES ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACIÒN TECNOLOGICA CTI A continuación se presentan los cambios incorporados a las Bases del Concurso del Esquema Financiero E046 denominado Organización de Eventos de Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica - como resultado del proceso de absolución de consultas realizadas desde el 07 de diciembre del 2016 al 12 de enero de Sección Dice Debe decir 1.6 Resultados Esperados 1.6.1, 1.6.2, 1.6.3, 1.6.4, 1.6.5, De manera complementaria, los siguientes resultados: La conformación o fortalecimiento de redes de profesionales e instituciones en CTI La concreción de alianzas estratégicas en CTI entre la universidad empresa Estado La recuperación del cofinanciamiento de acuerdo a la propuesta de postulación mediante los ingresos recaudados del evento. 2.5 Documentos de Postulación Copia del Certificado de no registrar morosidad en el sistema financiero peruano emitida por una central de riesgo crediticio Contrapartida de la Entidad Solicitante La contrapartida o aporte de la Entidad Solicitante no debe ser menor al 30% del presupuesto total del evento y puede ser monetario o no monetario. Resultados Esperados 1.6.1, 1.6.2, 1.6.3, 1.6.4, 1.6.5, La recuperación del cofinanciamiento de otorgado por Cienciactiva mediante los ingresos recaudados del evento. De manera complementaria, los siguientes resultados: La conformación o fortalecimiento de redes de profesionales e instituciones en CTI La concreción de alianzas estratégicas en CTI entre la universidad empresa Estado Copia del Certificado de no registrar morosidad en el sistema financiero peruano emitida por una central de riesgo crediticio. En caso de haber cancelado o refinanciado la deuda deberá adjuntar además el documento de pago o refinanciamiento de la deuda que aparece en el Certificado Contrapartida La contrapartida o aporte de las entidades participantes: Solicitante y Colaboradora no debe ser menor al 30% del presupuesto total del evento y puede ser monetario o no monetario Partidas Presupuestales Financiables El presupuesto. El monto de cofinanciamiento otorgado por FONDECYT y el aporte monetario y no monetario de la Entidad Solicitante comprenden, entre otros, las siguientes partidas presupuestales financiables: Partidas Presupuestales Financiables El presupuesto... El monto de cofinanciamiento otorgado por FONDECYT y el aporte monetario y no monetario de las entidades participantes Solicitante y Colaboradora, comprenden.. E

3 2.7.1 Reembolso del cofinanciamiento En un plazo no mayor de treinta (30) días calendarios de concluido el evento; la entidad ejecutora deberá proceder a efectuar el reembolso, de acuerdo a lo considerado en la propuesta de postulación, Reembolso del cofinanciamiento En un plazo no mayor de treinta (30) días calendarios de concluido el evento; la entidad ejecutora deberá proceder a efectuar el reembolso del monto considerado como ingresos del evento en la propuesta de postulación. Este monto no podrá ser mayor al cofinanciamiento otorgado por Cienciactiva Evaluación Económica Criterio I. Presupuesto - El Presupuesto está distribuido. - Compromiso y aporte de. - El presupuesto del evento e ingresos proyectados garantizan la recuperación de la inversión cofinanciamiento otorgado por FONDECYT. Evaluación Económica Criterio II. Presupuesto - El Presupuesto está distribuido. - Compromiso y aporte de. - Los ingresos proyectados del evento garantizan la recuperación del cofinanciamiento otorgado por FONDECYT. E

4 TABLA DE CONTENIDO 1 ASPECTOS GENERALES Marco Legal Bases del concurso Definiciones Objetivo Tipos de Evento Resultados Esperados CONDICIONES DE POSTULACIÓN Prioridades de la Convocatoria Público Objetivo Recursos Humanos - Comité Organizador Criterios de Elegibilidad Documentos de postulación Financiamiento Ingresos del evento Proceso de Postulación EVALUACION, SELECCIÓN Y RESULTADOS Etapas del Proceso de Evaluación y Selección Criterios y Subcriterios de Evaluación Publicación de resultados Convenio o Contrato SEGUIMIENTO Y MONITOREO RESOLUCION DE CONVENIO o CONTRATO INCUMPLIMIENTOS DISPOSICIONES FINALES E

5 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Marco Legal Ley N 28303, Ley Marco de Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica, que en su artículo 16, dispone la creación del Fondo Nacional de Desarrollo Científico y de Innovación Tecnológica (FONDECYT) como unidad de Ejecución Presupuestal del CONCYTEC Ley N 28613, del Consejo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica, que determina y regula los fines, funciones y organización del CONCYTEC, como órgano rector del SINACYT Ley N Ley Universitaria Ley N Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal Ley N Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos, así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual Decreto Supremo Nº ED que aprueban Plan Nacional Estratégico de Ciencia, Tecnología e Innovación para la Competitividad y el Desarrollo Humano (PNCTI) Decreto Supremo Nº ED que establece la creación del Fondo Nacional de Desarrollo Científico, Tecnológico y de Innovación Tecnológica (FONDECYT) Decreto Supremo N ED, que aprueba el Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley N Ley Marco de Ciencia, Tecnología e Innovación Decreto Supremo EF que aprueba las normas de implementación y funcionamiento del Fondo Marco para la Innovación, ciencia y Tecnología FOMITEC Resolución de Presidencia Nº CONCYTEC-P que formaliza la apertura del FONDECYT como Unidad Ejecutora del CONCYTEC Resolución de Dirección Ejecutiva N FONDECYT-DE de fecha 16 de mayo de 2016 que aprueba el Manual de Identidad del FONDECYT donde se denomina a CIENCIACTIVA como su marca comercial, la misma que se utilizará en el presente documento en todo lo relativo a promover el presente esquema financiero. 1.2 Bases del concurso Bases Es el documento oficial del concurso que contiene el propósito, los requisitos de postulación, los criterios de evaluación así como los compromisos que los postulantes asumirán en caso resulten seleccionados. Las bases constituyen para las partes (seleccionados y FONDECYT) un documento de cumplimiento obligatorio que rige para todo efecto legal Bases Integradas Son las que resultan de las consultas y absolución de las mismas que se consideran relevantes para el cumplimiento del objetivo del presente Esquema Financiero. Las Bases Integradas son definitivas y se publican en la web de CIENCIACTIVA en la fecha señalada en el numeral de las presentes bases. En el caso que las consultas formuladas no dieran lugar a modificar las Bases, éstas se mantendrán como Bases definitivas. 1.3 Definiciones Eventos de Ciencia y Tecnología: E

6 Espacios de difusión, debate, reflexión e intercambio de nuevos conocimientos y experiencias a partir de resultados recientes de investigaciones científicas y tecnológicas llevadas a cabo por la comunidad científica y/o desarrolladores de tecnologías. La temática de estos eventos deberá estar alineada a las prioridades señaladas en el numeral Eventos de Promoción a la Innovación: Espacios de difusión, debate, reflexión e intercambio de conocimientos, experiencias, metodologías y herramientas en gestión de la innovación, orientados a mejorar la productividad y elevar la competitividad. La temática de estos eventos deberá estar alineadas a las prioridades señaladas en el numeral Objetivo Financiar total o parcialmente la organización de eventos especializados de gran trascendencia e interés para la comunidad científica, tecnológica y de innovación tecnológica con la finalidad de contribuir con la difusión del conocimiento y tecnologías generadas. Los recursos que recauden los eventos permitirán la devolución del financiamiento otorgado por FONDECYT y emplearlos en el financiamiento de futuras actividades de promoción de la Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica (CTI). 1.5 Tipos de Evento Eventos de Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica (CTI) en el Perú Tipo de Evento Características del Evento Evento de Alto Impacto Evento Internacional Tipo de Evento Alcance: La organización de dicho evento deberá contar con el respaldo de un organismo de alcance internacional que designe al Perú como sede del Evento. Categoría del evento: De Ciencia y Tecnología. Estructura: Deberán comprender un conjunto de actividades como conferencias, mesas redondas, sesiones de posters, de temas libres, de videos, talleres y networking. Duración: mínimo 3 y máximo 5 días, con jornadas mínimas de 9 horas. Expositores: Debe contar con la participación de científicos e investigadores líderes mundiales en su especialidad. Participantes: Estos eventos son especializados y deben estar dirigidos a representantes de la academia, institutos o centros de investigación, empresas, especialistas independientes, docentes universitarios y estudiantes de postgrado, entre otro púbico interesado. Alcance: La organización de dicho evento deberá contar con la participación de ponentes residentes en el exterior que cuenten con experiencia en los temas a su cargo. Categoría del evento: De Ciencia y Tecnología o de Promoción a la Innovación. Estructura: Deberá comprender un conjunto de actividades como conferencias, jornadas, sesiones de posters, coloquios, mesas redondas, simposios, foros, talleres. Duración: mínimo 3 y máximo 5 días, con jornadas mínimas de 9 horas. Expositores: Debe contar con al menos ocho (8) expositores invitados, destacados en su especialidad, de los cuales, al menos cinco (5) Características del Evento E

7 Evento Nacional Eventos Regionales expositores deben ser residentes en el exterior. Participantes: Deben estar dirigidos a miembros de la entidad organizadora, profesionales, docentes y estudiantes universitarios, empresas, entre otro público interesado. Alcance: Debe abordar temas de interés nacional con al menos 2 expositores no residentes. Categoría del evento: De Ciencia y Tecnología o de Promoción a la Innovación. Estructura: Deberá comprender actividades como conferencias, sesiones de posters, mesas redondas, simposios, foros, talleres. Duración: Mínimo dos días, con jornadas de 9 horas. Expositores: Deberá contar con la participación de expositores residentes altamente calificados y con al menos dos (02) expositores invitados no residentes. Participantes: Profesionales, docentes y estudiantes universitarios, empresas, entre otro público interesado. Alcance: El evento debe: a) ser organizado por una entidad con sede o filial distinta a Lima Metropolitana y Callao, b) abordar un tema de interés para la región y c) ser realizado en una región distinta a Lima Metropolitana y Callao. Categoría del evento: De Ciencia y Tecnología o de Promoción a la Innovación. Estructura: Deberá comprender un conjunto de actividades como conferencias, sesiones de posters, mesas redondas, simposios, foros, talleres. Duración: Mínimo 2 días con jornadas 9 horas. Expositores: Al menos (02) expositores invitados no residentes. Participantes: Profesionales, docentes y estudiantes universitarios, empresas, entre otro público interesado Eventos de Ciencia y Tecnología (CyT) en el extranjero Tipo de Evento Evento en el extranjero Características del evento Definición: Reunión que congrega a investigadores peruanos, estudiantes de postgrado, líderes en alguna disciplina determinada del conocimiento en CyT dentro de una comunidad científica en el exterior que les permita generar redes a través de las cuales compartan sus conocimientos y anuncien los avances de sus investigaciones. Categoría del Evento: De Ciencia y Tecnología. Estructura: Debe comprender al menos tres de las siguientes actividades: ponencia, debate, conferencia magistral, mesa redonda, paneles, etc. Duración: mínimo 3 y máximo 5 días, con jornadas mínimas de 9 horas. Expositores: 30% como mínimo, deberán ser investigadores de trayectoria acreditada como expositor en eventos internacionales, líderes en su especialidad. Participantes: Debe estar dirigido a peruanos residentes en el exterior miembros de una misma comunidad en CyT. E

8 1.6 Resultados Esperados Los eventos deberán obtener los siguientes resultados: La participación de reconocidos y destacados expositores no residentes en eventos de CTI en Perú, para eventos de alto impacto e internacionales La participación de reconocidos expositores residentes en eventos nacionales de CTI Una asistencia representativa de personas vinculadas por actividad o interés profesional al tema central del evento La satisfacción de los asistentes con la organización, desarrollo, exposiciones y contenidos del evento La publicación física y/o virtual del libro de resúmenes (proceedings) del evento que evidencie la presentación de los temas de frontera en CTI Repercusión en los medios de difusión locales y académicos La recuperación del cofinanciamiento de acuerdo a la propuesta de postulación mediante los ingresos recaudados del evento. De manera complementaria, los siguientes resultados: La conformación o fortalecimiento de redes de profesionales e instituciones en CTI La concreción de alianzas estratégicas en CTI entre la universidad empresa Estado. 2. CONDICIONES DE POSTULACIÓN 2.1 Prioridades de la Convocatoria Eventos de Ciencia y Tecnología Las temáticas que se aborden en estos eventos deben responder a las prioridades establecidas en las líneas y áreas de investigación descritas en los Programas Nacionales Transversales de Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica, desarrollados por el CONCYTEC: i. Programa Nacional de Biotecnología ii. Programa Nacional de Ciencias Básicas (Biología, Física, Matemática y Química) iii. Programa Nacional de Ciencia y Tecnología Ambiental iv. Programa Nacional de Ciencia y Tecnología de Materiales v. Programa Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicación vi. Programa Nacional de Valorización de la Biodiversidad Los documentos en extenso de los Programas Nacionales Transversales de Ciencia, Tecnología e Innovación están publicados en: http://portal.concytec.gob.pe/index.php/concytec/estrategias/programas-nacionalesdecti/programas-nacionales-transversales-de-cti Eventos de Promoción a la Innovación Las ponencias que se aborden en estos eventos deben estar alineados con las siguientes áreas o temáticas: i. Transferencia y extensión tecnológica ii. Fortalecimiento de la Innovación para la Competitividad iii. Prospectiva y vigilancia tecnológica E

9 2.2 Público Objetivo Participan como Entidad Solicitante, personas jurídicas públicas o privadas, legalmente constituidas en el país, dedicadas a actividades relacionadas a la CTI. La Entidad Solicitante podrá participar en forma individual o asociada con una o más Entidades Colaboradoras. Las entidades solicitantes pueden ser: i. Universidades ii. Organismos Gubernamentales iii. Entidades de Investigación públicas o privadas iv. Institutos de Educación Superior Tecnológicos v. Asociaciones civiles sin fines de lucro vi. Empresas y Gremios Empresariales Entidades Participantes i. Entidad Solicitante.- es la persona jurídica pública o privada legalmente constituida en el Perú responsable de la organización y administración del evento. En caso la entidad resulte seleccionada, suscribirá un convenio o contrato con FONDECYT y para tal efecto se denominará Entidad Ejecutora. La entidad solicitante designará a un Coordinador General que será el nexo con FONDECYT. Entiéndase como Entidad Solicitante a la institución con su dependencia; siendo la dependencia, aquella unidad reconocida en la estructura organizacional de la entidad: Escuela, Facultad, Laboratorio, Oficina de Investigación, Campo Experimental, etc. Así, una institución puede constituirse en más de una Entidad Solicitante si dos o más de sus dependencias presentan diferentes propuestas durante la postulación. Además de la entidad solicitante pueden participar entidades colaboradoras del evento. ii. Entidad Colaboradora.- es la entidad constituida legalmente en el Perú o en el extranjero, que participará activamente en la organización del evento facilitando la convocatoria o comunicación con los participantes u otras instituciones de relevancia y de ser el caso, realizando aportes monetarios o no monetarios. 2.3 Recursos Humanos - Comité Organizador La Entidad Solicitante determinará la conformación del Comité Organizador, el número de integrantes del Comité Organizador deberá estar de acuerdo a la envergadura del evento El Comité Organizador es un conjunto de personas que tienen a su cargo la organización del evento y es el responsable de la dirección, coordinación, conformación de comisiones de trabajo y de todos los aspectos relacionados con la adecuada realización del mismo. El Comité Organizador será presidido por el Coordinador General quien deberá tener vínculo laboral con la Entidad Solicitante y asumir la responsabilidad de coordinar e informar a FONDECYT sobre todos los avances y resultados obtenidos de acuerdo a lo establecido en la Guía de Seguimiento y Monitoreo respectiva. E

10 2.3.3 Adicionalmente, el Comité Organizador deberá contemplar un Comité de Expertos conformado por un conjunto de científicos o especialistas en las materias en la que va a versar el evento, quienes serán los encargados de la evaluación de las ponencias; así como de un Comité Editor encargado de la Publicación del resultado: Proceedings o Libro de Resúmenes del evento Incompatibilidades y prohibiciones a. Los funcionarios y servidores públicos así como cualquier otra persona que preste servicios en CONCYTEC y FONDECYT bajo cualquier denominación contractual laboral están impedidos de formar parte del Comité Organizador; está prohibición se extienden hasta un año después de producido el cese o a la culminación de los servicios prestados bajo cualquier modalidad contractual, sea por renuncia, cese, destitución o despido, vencimiento del plazo o resolución del contrato. b. La institución privada cuyo(s) representante(s) legal(es) es un funcionario, servidor público, o cualquier otra persona que preste servicios en CONCYTEC y FONDECYT bajo cualquier denominación contractual está impedida de suscribir convenios o contratos con FONDECYT. Esta prohibición se extiende al cónyuge o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad por razón de matrimonio. 2.4 Criterios de Elegibilidad Serán elegibles las postulaciones que cumplan con las siguientes condiciones: La Entidad Solicitante debe pertenecer a alguna de las personas jurídicas consideradas en el numeral 2.2 de las presentes bases Las entidades solicitantes deben acreditar toda la documentación que corresponda según el numeral 2.5 de las presentes bases El Coordinador General, los miembros del Comité Organizador y los expositores peruanos y extranjeros residentes en el Perú deben registrar y/o actualizar su CV en el Directorio Nacional de Investigadores e Innovadores - DINA 1 Sólo en el caso de expositores extranjeros, estos registrarán su CV en el formato publicado en el sistema de postulación en línea Las instituciones privadas (con excepción de universidades e institutos de educación superior) que postulen al presente esquema financiero deben demostrar al menos dos (2) años de actividades desde su constitución La Entidad Solicitante debe contar con RUC activo y habido al momento de la postulación Las instituciones privadas deben estar clasificadas en la categoría normal en las centrales de riesgo crediticias. No serán elegibles: aquellas postulaciones que: Las entidades solicitantes o colaboradoras que hayan incumplido sus obligaciones contractuales con FONDECYT / CONCYTEC (considera también a las instituciones y sus dependencias que no efectuaron el depósito de los ingresos y la devolución total del cofinanciamiento otorgado en concursos anteriores) El Coordinador General que registre más de una postulación en el SPL en cuyo caso se anulan todas las postulaciones presentadas por él La entidad solicitante y su dependencia que haya sido seleccionada u obtenido un financiamiento de organización de eventos en esta convocatoria. 1 En la Evaluación los únicos datos correspondientes a los CV serán los consignados en el DINA, los que deberán estar actualizados a la fecha de postulación. E

11 2.5 Documentos de Postulación Los documentos serán presentados en formato digital en el Sistema de Postulación en Línea (SPL); de manera obligatoria se requiere la presentación de los siguientes documentos: Propuesta del Evento según formatos del SPL, que contiene información general, título tentativo del evento, el objetivo y temática, información de la entidad solicitante, de las colaboradoras, del comité organizador, expositores, detalle del programa, plan de trabajo, presupuesto detallado y los documentos solicitados como anexos solicitados Carta de presentación del Coordinador General suscrita por el representante legal o la autoridad competente de la Entidad Solicitante, de acuerdo a las facultades otorgadas por la misma (Anexo 1) Carta de compromiso de la Entidad Colaboradora, de ser el caso, suscrita por el representante legal de la entidad o autoridad competente (Anexo 2) Declaración Jurada Simple del Coordinador General (Anexo 3) Solo en el caso de Eventos de Alto Impacto, documento en formato libre de la Organización Internacional en la que se designa al Perú como sede para organizar el evento. Las entidades púbicas como entidad solicitante deben presentar lo siguiente: Resolución de designación del Representante Legal Norma legal donde consta las funciones del representante legal. Las instituciones privadas en su calidad de entidad solicitante deben presentar lo siguiente: Vigencia de poder del representante legal donde conste las facultades para la suscripción del contrato materia del presente Esquema Financiero Balance General de los dos últimos años (2014 y 2015) presentado a la SUNAT, de estar exoneradas de la presentación, deberán presentar los documentos sustentatorios Copia del Certificado de no registrar morosidad en el sistema financiero peruano emitida por una central de riesgo crediticio. En caso de haber cancelado o refinanciado la deuda deberá adjuntar además el documento de pago o refinanciamiento de la deuda que aparece en el Certificado. 2.6 Financiamiento Cofinanciamiento FONDECYT, otorgará en cofinanciamiento hasta el 70% del presupuesto total del evento. Los montos máximos son detallados en la Tabla 1 de acuerdo al tipo de evento. Los montos propuestos por la Entidad Solicitante para cada tipo de evento deberán guardar concordancia con la naturaleza, objetivos y alcance del mismo, así como con el plan de trabajo respectivo. ALCANCE Tabla 1 Cofinanciamiento FONDECYT (70%) Max. en S/ Eventos de Ciencia, Tecnología e Innovación en el Perú Contrapartida Entidad (30%) Mín. en S/ Presupuesto Total S/ Eventos de Alto Impacto 400, , ,000 Evento Internacional 110,000 47, ,143 Evento Nacional 85,000 36, ,428 Eventos Regionales 50,000 21,428 71,428 Eventos de Ciencia y Tecnología en el extranjero Evento de CyT en el extranjero 60,000 25,718 85,718 Nota: El presupuesto total está estimado en base a los montos máximos del cofinanciamiento que otorga FONDECYT, sin embargo, dicho presupuesto puede ser mayor o menor al señalado pudiendo variar la proporción de los aportes, mas no así el monto máximo que aporta FONDECYT. E

12 2.6.2 Desembolso del Cofinanciamiento El cofinanciamiento que se otorgue por evento proviene de la asignación presupuestal de FONDECYT y por la recuperación del cofinanciamiento de eventos realizados anteriormente. El monto de cofinanciamiento que apruebe FONDECYT se otorgará a la entidad solicitante de acuerdo a lo establecido en el convenio o contrato. El desembolso se realizará según como se establezca en el Plan Operativo de Proyecto (POP) y estará a cargo de la Unidad de la Seguimiento y Monitoreo (USM) Garantía Las entidades privadas que resulten seleccionadas están obligadas a otorgar una carta fianza a favor del Fondo Nacional de Desarrollo Científico, Tecnológico y de Innovación Tecnológica por una entidad financiera acreditada por la SBS, por un monto equivalente al 20% del total de cofinanciamiento aprobado. Con dicha garantía se afianzará a la entidad ejecutora en forma incondicional, solidaria, irrevocable y de realización automática en el Perú. El plazo de vigencia de la carta fianza será hasta la emisión del reporte de conformidad que la Unidad de Seguimiento y Monitoreo hace del Informe Final de Resultados del Evento, plazo que no podrá exceder los 45 días calendario después de presentado dicho informe Contrapartida de la Entidad Solicitante La contrapartida o aporte de las entidades participantes: Solicitante y Colaboradora no debe ser menor al 30% del presupuesto total del evento y puede ser monetario o no monetario. El aporte no monetario debe ser valorizado en el presupuesto y, al igual que el aporte monetario, referirse sólo a las partidas presupuestales financiables detalladas en el siguiente acápite. Al respecto, FONDECYT se reserva el derecho de solicitar la documentación que sustente la valoración que la Entidad Solicitante ha hecho de su aporte no monetario Partidas Presupuestales Financiables El presupuesto debe estar distribuido adecuadamente a las partidas presupuestales y ser coherente con el plan de actividades y su organización. El monto de cofinanciamiento otorgado por FONDECYT y el aporte monetario y no monetario de las entidades participantes Solicitante y Colaboradora, comprenden entre otros, las siguientes partidas presupuestales financiables: PARTIDAS Recursos Humanos Pasajes y Viáticos Tabla 2: Partidas presupuestales financiables DETALLE Pago a expositores residentes y no residentes en el Perú. Coordinador del Evento y personal de apoyo (hasta 5% del aporte del FONDECYT). Pasajes aéreos de expositores. Pasajes terrestres de expositores. Manutención para expositores nacionales y extranjeros. E

13 Servicios de Terceros Bienes y Materiales Servicios de organización y gestión del evento. Promoción y difusión del evento: pauta publicitaria en radio y avisos en diario de alta circulación, flyers. Diseño e impresión de afiches, trípticos, folders, blocks, carpetas, programas, banderolas, etc. Alquiler de local (auditorio). Alquiler de equipos (video, TV plasma, ecran, proyector multimedia, lap top, sonido, otros). Diseño de sistema web de inscripción en línea y afines al evento. Servicios de traducción simultánea. Servicio webcasting: conferencias y transmisión de videoconferencia en vivo. Seguro de viaje 2. Servicios de cafetería (coffee break). Edición y publicación electrónica o impresa de los resultados: Proceedings o Libro de Resúmenes. Materiales de escritorio. Material fungible que tenga relación con el evento propuesto Partidas presupuestales no financiables No es financiable por FONDECYT y, por lo tanto, no será reconocido como aporte monetario o no monetario en el presupuesto, el siguiente rubro: i. Adquisición de Equipamiento: laptop, equipos de audio y video, inmuebles, etc. 2.7 Ingresos del evento La Entidad Solicitante deberá proponer una tarifa por los siguientes conceptos: i. Derechos de inscripción al evento, el que podrá ser diferenciado para favorecer a algún determinado tipo de público (estudiantes, asociados, profesores, etc.). Los derechos de inscripción deben representar el principal ingreso del evento. ii. Alquiler de stand iii. Cursos pre evento Los ingresos por estos conceptos deben depositarse en la cuenta bancaria que la Entidad Solicitante disponga para ello y que pondrá en conocimiento de CIENCIACTIVA para fines de seguimiento. Cada depósito deberá estar identificado a través de un registro específico bajo responsabilidad de la Entidad Solicitante seleccionada. El monto estimado que se espera recaudar como producto de los ingresos del evento se registra en el SPL. Dicha información será tomada en cuenta con fines de evaluación y selección de la propuesta. CIENCIACTIVA queda facultada para realizar una visita a la entidad ejecutora después de haber concluido el evento, para la verificación de las cuentas contables relacionadas a los ingresos del evento. 2 La cobertura de seguros de asistencia al viajero es muy variada, pero básicamente cubren gastos médicos, muerte accidental, invalidez e imprevistos durante el viaje (retraso de vuelos, demora o pérdida de equipaje, robos). No confundir con un Seguro Médico Internacional. E

14 Reembolso del cofinanciamiento En un plazo no mayor de treinta (30) días calendarios de concluido el evento; la entidad ejecutora deberá proceder a efectuar el reembolso del monto considerado como ingresos del evento en la propuesta de postulación. Este monto no podrá ser mayor al cofinanciamiento otorgado por Cienciactiva. 2.8 Proceso de Postulación El registro de postulación se realiza a través del Sistema de Postulación en Línea disponible en la siguiente dirección: Solo el Coordinador General designado por la Entidad Solicitante deberá registrar la postulación. El SPL permite el registro de una postulación por usuario del DINA. El SPL no permitirá enviar la postulación si tiene campos obligatorios incompletos o el presupuesto excede los montos máximos por partida presupuestal Cronograma El presente concurso, se realizará bajo la modalidad de Ventanilla Abierta, según la cual; el periodo de recepción de postulaciones se encontrará abierto desde la publicación de las presentes bases hasta el 15 de junio o hasta agotarse los recursos de la asignación presupuestal del esquema financiero. Las postulaciones para los Eventos de Alto Impacto, Internacionales y Eventos en el Exterior deberán presentarse con una anterioridad de seis meses a la realización del evento como mínimo. Ejemplo: Si el evento se desarrolla en el mes de octubre, la postulación se presenta a más tardar el mes de abril. Actividades Lanzamiento del concurso y publicación de bases. Fecha límite de recepción de consultas para la integración de bases Fechas Miércoles 07 de diciembre de 2016 Jueves 12 de enero de 2017 Publicación de Bases Integradas Martes 17 de enero de 2017 A continuación se indican las fechas de corte para la recepción de postulaciones, la fecha de publicación de resultados y el periodo durante el cual se debe llevar a cabo el evento según la fecha de corte. N de corte Fecha de corte de recepción de propuestas Publicación de resultados Periodo para llevar a cabo el evento 1ero. 15 Febrero 15 de Marzo 1 Mayo al 15 Noviembre do. 15 Abril 15 de Mayo 1 Julio al 15 Noviembre ero. 15 Junio 15 Julio 1 Setiembre al 15 Noviembre 2017 La hora local del cierre de postulación en la fecha de corte es las 13:00 horas. Diferencia horaria (hora estándar) UTC/GMT -5 hora. E

15 Una entidad solicitante que no haya sido seleccionada podrá presentar nuevamente su postulación en el siguiente corte Consultas Las consultas sobre las bases deben dirigirse a Las consultas sobre el sistema de postulación en línea deben ser dirigidas al correo de: Las consultas sobre resultados a partir de la fecha de publicación de resultados deben dirigirse al correo de la Unidad de Evaluación y Selección: Las consultas con relación al registro y actualización del DINA deber ser dirigidas al correo Las preguntas frecuentes y las respuestas generadas durante el período de absolución de consultas serán publicadas en el portal web de Cienciactiva y pasarán a formar parte integrante de las presentes Bases para todos los efectos legales. 3. EVALUACION, SELECCIÓN Y RESULTADOS El FONDECYT a través de la Unidad de Evaluación y Selección es responsable del proceso de evaluación y selección de las propuestas presentadas en la fase de postulación, hasta la publicación de los ganadores del concurso. 3.1 Etapas del Proceso de Evaluación y Selección Elegibilidad En esta se verifica los requisitos y criterios de elegibilidad así como los documentos de postulación según los numerales 2.4 y 2.5 de las presentes bases, que permitan determinar las postulaciones aptas y no aptas. Las postulaciones aptas pasarán a la evaluación externa Evaluación La evaluación será realizada por evaluadores externos, según la temática del evento. La evaluación de las propuestas se hará en dos etapas: i. Evaluación Técnica: determinación de la relevancia y pertinencia del evento y tendrá un peso del 60% de la calificación final. ii. Evaluación Económica: revisión del presupuesto y la recuperación de la inversión y tendrá un peso del 40% de la calificación final. La calificación final de los criterios y subcriterios de los eventos, comprende una escala de 0 a 5. E

16 La evaluación técnica debe obtener una calificación mínima de 3 para pasar a la evaluación económica. Escala de Calificación No cumple Deficiente Regular Buena Muy Buena Sobresaliente Selección El proceso de selección será conducido por el Comité Técnico de FONDECYT. Para el presente concurso el criterio de selección será sobre la calificación final sea igual o mayor a 3, será reordenado considerando si se ajustan o no a las prioridades de los Programas Nacionales Transversales de CTI identificados por el CONCYTEC. En caso haya igualdad en la calificación final, según la disponibilidad presupuestal, tanto para los seleccionados como para los accesitarios, se optará por las entidades solicitantes que: i. tenga su sede en regiones distintas de Lima y Callao o que cuenten con entidades colaboradoras de regiones distintas de Lima y Callao. ii. Aseguren el mayor porcentaje de recuperación del cofinanciamiento otorgado por FONDECYT. 3.2 Criterios y Subcriterios de Evaluación Además del criterio técnico, uno de los criterios de evaluación es el adecuado nivel de sustento de la proyección de los ingresos con miras a recuperar el cofinanciamiento otorgado. La capacidad de recuperar es proporcional al interés que suscite el evento en la comunidad científica sea por los ponentes, los temas y la organización y el adecuado plan de difusión. Si bien algunos tipos de eventos por su especialización pueden ser extremadamente importantes pero no convocar mucha participación, lo que será considerado en la evaluación, lo común es que los eventos significativos tengan la capacidad de atraer muchos asistentes Evaluación Técnica Para esta etapa se emplean los siguientes criterios y subcriterios de evaluación, cuyos valores en porcentaje se detallan a continuación: Criterio % Sub - criterio % Novedad del evento u originalidad en el tratamiento del tema propuesto 20 I. Relevancia del Expresión de los últimos avances en el tema 40 Evento propuesto para el programa Calidad y pertinencia de los expositores que garantizan la excelencia del evento 20 Experiencia de la Entidad Solicitante en el tema II. Competencia 12 principal de la propuesta de los 60 Experiencia del Coordinador del Evento en la organizadores 15 gestión de fondos Plan de promoción y difusión del evento 8 E

17 La publicación física y/o virtual del Libro de Resúmenes (Proceedings) 10 Difusión de resultados en medios locales 5 Resultados complementarios: Conformación y/o fortalecimiento de redes de profesionales e instituciones en CTI; la concreción de alianzas 10 estratégicas en CTI entre la universidad empresa Estado TOTAL 100 Porcentaje (%) Evaluación Económica Se tomarán en cuenta sólo las propuestas que hayan resultado aprobadas (con una calificación mínima de 3) en evaluación técnica: La evaluación económica empleará los siguientes criterios y subcriterios de evaluación: Criterio % Sub criterio % I. Presupuesto Publicación de resultados El presupuesto está distribuido adecuadamente en los partidas presupuestales y es coherente con el plan de actividades del evento. Compromiso y aporte de la entidad solicitante y de la entidad colaboradora (en caso lo hubiera), referido al monto de la contrapartida monetaria y/o no monetaria. Los ingresos proyectados del evento garantizan la recuperación del cofinanciamiento otorgado por FONDECYT La Dirección Ejecutiva, aprobará a través de Resolución Directoral los resultados del concurso con los eventos y entidades seleccionadas y los accesitarios (si fuere el caso) que serán publicados en la página web de CIENCIACTIVA. Los resultados son definitivos e inapelables FONDECYT, a través de la Unidad de Evaluación y Selección, comunicará (vía correo electrónico) los resultados del concurso a las entidades seleccionadas y solicitará los siguientes documentos: Las instituciones públicas presentarán el dispositivo legal donde consta las funciones del representante legal de creación (original o copia). Vigencia de poder del representante legal de la entidad seleccionada (el representante legal debe tener la facultad de suscribir contratos con el Estado). En caso de instituciones privadas, carta fianza emitida por una entidad financiera a favor del FONDO NACIONAL DE DESARROLLO CIENTIFICO, TECNOLÓGICO Y DE INNOVACION TECNOLÓGICA RUC N ; en respaldo de fiel cumplimiento del Contrato de Cofinanciamiento en el marco del Concurso EF 046 Organización de Eventos. Dichos documentos serán revisados por la Unidad de Asesoría Jurídica (UAJ) de FONDECYT para verificar la exactitud de los datos que se consignarán en el convenio o contrato E

18 3.3.3 FONDECYT asignará el número de entidades seleccionadas teniendo en cuenta su disponibilidad presupuestal y los resultados obtenidos en el proceso de evaluación De contar con una mayor disponibilidad presupuestal FONDECYT podrá declarar como seleccionados a los accesitarios según su orden de mérito. 3.4 Convenio o Contrato El convenio o contrato de cofinanciamiento con FONDECYT lo suscriben el Representante Legal de la entidad seleccionada y el Coordinador General del evento, se sujetará a lo previsto en las presentes bases Antes, durante y después de la suscripción del convenio o contrato, FONDECYT de estimarlo conveniente- verificará la exactitud de los antecedentes presentados en la postulación, el respaldo de los documentos correspondientes, así como el cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidas. En caso de hallar algún incumplimiento, se dejará sin efecto la designación de la entidad seleccionada así como el convenio o contrato El convenio o contrato establecerá que el desembolso del cofinanciamiento se efectuará con la aprobación del POP. 4. SEGUIMIENTO Y MONITOREO Una vez suscrito el convenio o contrato, se lleva a cabo el proceso de seguimiento y monitoreo que estará a cargo de la Unidad de Seguimiento y Monitoreo que tiene por objeto supervisar el cumplimiento de las obligaciones de la Entidad Ejecutora, de acuerdo a la Guía de Seguimiento y Monitoreo: 5. RESOLUCION DE CONVENIO o CONTRATO Son causales de resolución del convenio o contrato, las siguientes: a) Si la entidad ejecutora ha incumplido con las obligaciones señaladas en la Guía de Organización de Eventos de la Unidad de Seguimiento y Monitoreo de FONDECYT. b) Si se destina total o parcialmente el cofinanciamiento para fines distintos a aquellos considerados según las partidas presupuestales y el presupuesto aprobado. c) Si el evento no fuera realizado dentro de la fecha programada en el convenio o contrato, sin la debida justificación probada e informada de manera formal y oportuna a la Unidad de Seguimiento y Monitoreo de FONDECYT. d) Retraso injustificado en el cumplimiento de la presentación del informe final de resultados. e) Si se omiten o alteran los datos en el informe final de resultados como los relacionados con el número de participantes y los ingresos por derecho de inscripción al evento u otros conceptos. f) Otros casos de incumplimiento serán resueltos por la Dirección Ejecutiva de FONDECYT. 6. INCUMPLIMIENTOS a) En caso de no efectuar el depósito del reembolso del cofinanciamiento y la presentación del IFR en el plazo establecido, FONDECYT cursará una carta de requerimiento notarial E

19 solicitando el cumplimiento de los mismos otorgándole un plazo máximo que establece la norma jurídica sobre la materia antes de ejecutar la carta fianza. b) Agotado el trámite administrativo sobre las entidades ejecutoras que incumplan el Convenio o Contrato y las presentes Bases, la Unidad de Asesoría Jurídica de FONDECYT elevará el caso a la Procuraduría Pública del Sector para la recuperación del monto otorgado en cofinanciamiento, quedando impedidas de postular a todos los esquemas financieros de FONDECYT por un periodo de 5 años. c) En caso la entidad ejecutora no cumpla con realizar el evento en la fecha programada habiendo recibido el cofinanciamiento, la devolución de éste incluirá los intereses de ley a la fecha de reembolso, conforme a lo establecido en los artículos 1242º y siguientes del Código Civil. DISPOSICIONES FINALES Primera El convenio o contrato contemplará aspectos no regulados en las presentes Bases; y de otro lado, los casos no previstos serán resueltos por la Dirección Ejecutiva de FONDECYT. Segunda La entidad ejecutora estará sujeta además a los procedimientos establecidos en la Guía de la Unidad de Seguimiento y Monitoreo (USM) de FONDECYT. E

20 ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DEL COORDINADOR DEL EVENTO Señor Director Ejecutivo Fondo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico y de Innovación Tecnológica Lima.- De mi consideración; Ciudad, de.de Tengo el agrado de dirigirme a usted, como representante legal de la Entidad Solicitante...con domicilio en.....ruc N. para presentar a Sr.(a) designado como Coordinador General del Evento (Denominación del evento)... quien labora en nuestra Entidad en el cargo de ; con el fin de participar en el Concurso Organización de Eventos en Ciencia Tecnología e Innovación Tecnológica que convoca Cienciactiva. Atentamente, FIRMA NOMBRE Y APELLIDOS E

21 ANEXO 2 CARTA DE COMPROMISO DE LA ENTIDAD COLABORADORA Ciudad,. de.. de Señor Director Ejecutivo Fondo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico y de Innovación Tecnológica Lima.- De mi consideración; Tengo el agrado de dirigirme a usted, como Representante Legal de..; para expresarle mi decisión de participar como Entidad Colaboradora de la institución para la organización del evento denominado:.. en el Concurso Organización de Eventos en Ciencia Tecnología e Innovación Tecnológica , que convoca Cienciactivva. Para tal efecto nuestro aporte (monetario y/o no monetario) ascienden a S/ y 00/100 Soles). Sin otro particular, quedo de usted. Atentamente E

22 FIRMA NOMBRES Y APELLIDOS REPRESENTANTE LEGAL ANEXO 3 DECLARACIÓN JURADA DEL COORDINADOR GENERAL DEL EVENTO Yo,.., identificado con documento de identidad N.., declaro bajo juramento: 1. Ser el Coordinador General del Evento., presentado al Concurso Organización de Eventos en Ciencia Tecnología e Innovación Tecnológica y responsable de registrar la postulación en el sistema en línea. 2. Que conozco y acepto plenamente las condiciones y requisitos de los términos de referencia establecidos en las respectivas Bases. 3. Que no he incurrido en incumplimiento de mis obligaciones establecidas en contratos o convenios suscritos con anterioridad con el CONCYTEC/FONDECYT. 4. Que de resultar ganador, me comprometo a participar en actividades que se generen en torno al presente esquema financiero. 5. Que en el caso que, luego de publicados los resultados, se detecte alguna deficiencia o inconsistencia en la documentación e información presentada en la presente convocatoria, me someto a las medidas empleadas por el FONDECYT para sancionar esta conducta. De lo contrario me someto a las sanciones establecidas en el Código Civil y Normas Legales conexas por el incumplimiento del presente compromiso. En señal de cumplimiento del presente documento, firmo en la ciudad de a los. días del mes de. de FIRMA NOMBRES Y APELLIDOS REPRESENTANTE LEGAL E

23 CURRICULUM VITAE EXPOSITORES NO RESIDENTES EN EL PERU (OPCIONAL) Nombres y Apellidos: ACTIVIDAD DOCENTE (en los últimos tres años) AÑOS Desde Hasta CENTRO DE ESTUDIOS (Nombre y Lugar) CURSOS DICTADOS PUBLICACIONES (relacionadas al tema del evento) AÑO TÍTULO DE LA PUBLICACIÓN TIPO DE PUBLICACIÓN (Libro, revista, otros.) NOMBRE DEL MEDIO CONFERENCIAS / SEMINARIOS / CONGRESOS (Énfasis en lo más relevante relacionadas al tema del evento) AÑO TITULO DE CONFERENCIA/SEMINARIO/CONGRESO ESPECIFICAR (PONENTE/PARTICIPANTE) E

24 E

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